Verteiltes agiles Arbeiten (8): Virtuelles Daily Scrum

In Kürze: Virtuelles Daily Scrum mit verteilten Scrum Teams

Wir begannen diese Reihe zum Thema verteiltes agiles Arbeiten mit der Untersuchung von Praktiken und Werkzeugen, gefolgt von der Erkundung virtueller Liberating Structures, dem Meistern von Zoom und der Vermeidung von typischen Fehlern in der Arbeit mit verteilten Teams. Danach haben wir uns mit virtuellen Scrum Events — Online-Retrospektiven, Online-Sprint Plannings und Online-Sprint-Reviews — beschäftigt. Dieser achte Artikel aus der Reihe hat das Thema virtuelles Daily Scrum zum Gegenstand.

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Der Sinn des Daily Scrum-Events

Der Zweck des Daily Scrum ist im Scrum Guide klar beschrieben:

The Daily Scrum is a 15-minute time-boxed event for the Development Team. The Daily Scrum is held every day of the Sprint. At it, the Development Team plans work for the next 24 hours. This optimizes team collaboration and performance by inspecting the work since the last Daily Scrum and forecasting upcoming Sprint work. The Daily Scrum is held at the same time and place each day to reduce complexity.

The Daily Scrum is an internal meeting for the Development Team. If others are present, the Scrum Master ensures that they do not disrupt the meeting.

Daily Scrums improve communications, eliminate other meetings, identify impediments to development for removal, highlight and promote quick decision-making, and improve the Development Team’s level of knowledge. This is a key inspect and adapt meeting.

Quelle: Scrum Guide 2017.

Das Daily Scrum ist ein wesentliches Element der Inspektions-/Anpassungsschleife des Scrum Teams. Es wird vom Entwicklungsteam durchgeführt und geleitet dieses für die nächsten 24 Stunden auf seinem Weg zum Erreichen des Sprint-Ziels. Das Daily Scrum ist der kürzeste Planhorizont in Scrum und damit verpflichtend.

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Virtuelle Liberating Structures für ein verteiltes Daily Scrum

Entgegen der landläufigen Meinung ist die 15-minütige Timebox nicht dazu gedacht, alle während des Daily Scrum angesprochenen Probleme zu lösen. Es geht darum, Transparenz zu schaffen und damit die Inspektion anzustoßen. Ist z.B. eine Anpassung des Plans oder des Sprint Backlogs erforderlich, steht es dem Entwicklungsteam frei, die daraus entstandenen Probleme jederzeit zu bearbeiten. Nach meiner Erfahrung resultieren die meisten Daily Scrum Anti-Patterns aus einem Missverständnis dieses Kernprinzips.

Virtuelles Daily Scrum, Teil 1: Sind wir noch auf dem richtigen Weg, um das Sprint-Ziel zu erreichen?

Dies ist die 15-minütige Time-Box, in welcher die Mitglieder des Entwicklungsteams die Fortschritte auf dem Weg zur Erreichung des Sprint-Ziels seit dem letzten Daily Scrum begutachten. Um diesen Teil des virtuellen Daily Scrum zu strukturieren, schlägt der Sprint Guide ein Muster für den Informationsaustausch vor—jene bekannten drei Fragen—, welches sich gut auf virtuelle Arbeitsumgebungen übertragen lässt.

Eine Möglichkeit, dieses Muster auf ein virtuelles Daily Scrum anzuwenden, besteht darin, eine virtuelle Mad-Tea-Session zu nutzen, um Informationen von allen zu sammeln und schnell unter den Teammitgliedern zu verteilen. Natürlich können wir nicht zwei konzentrische Kreise von Teilnehmern, die einander gegenüber stehen, nachbilden. Wir können jedoch die Mad-Tea-Mikrostruktur auf das 3-Fragen-Muster anwenden. Wir stellen hierzu die drei resultierenden Eingabeaufforderungen—die Halbsätze, welche die Teammitglieder vervollständigen sollen—nacheinander den Chat-Kanal, um uns ein schnelles Bild von der Situation des Teams zu machen.

Bereiten Sie als Moderator im Voraus die notwendigen Aufforderungen bezüglich der Fortschritte des Teams auf dem Weg zum Sprint-Ziel vor, zum Beispiel: "Heute werde ich das Entwicklungsteam unterstützen, indem ich... ". Stellen Sie dann diese Aufforderung in den Chat und bitten Sie die Teilnehmer, ihre Antwort(en) hinzuzufügen, aber nicht umgehend die Eingabetaste zu drücken. Dies wird von allen Teilnehmern gleichzeitig getan, wenn der Moderator dazu auffordert. Auf diese Weise kann das Entwicklungsteam schnell gemeinsam Einblicke generieren und potenzielle Bereiche identifizieren, in denen mehr Zusammenarbeit erforderlich ist, um sicherzustellen, dass das Scrum-Team das Sprint-Ziel auch erreicht.

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Virtuelles Daily Scrum, Teil 2: Umgang mit Problemen

Kommen wir nun zu dem Teil des virtuellen Daily Scrums, in dem das Entwicklungsteam an der Lösung von Problemen arbeitet, die das Erreichen des Sprint-Ziels möglicherweise gefährden. Ziehen Sie die folgenden LS Mikrostrukturen für die zweite Phase des Online-DailysScrums in Betracht, in der die Mitglieder des Entwicklungsteams möglicherweise individuelle Unterstützung benötigen oder in der das gesamte Team entscheiden muss, wie der Plan zur Erreichung des Sprint-Ziels im Lichte neuer Erkenntnisse anzupassen ist:

• Troika Consulting erweist sich als besonders hilfreich bei der Sicherstellung von Unterstützung auf individueller Ebene, z.B. von anderen Mitgliedern des Entwicklungsteams bei der Lösung eines technischen Problems. Wir beginnen damit, Breakout-Räume für Dreiergruppen zu schaffen. Die Berater und der Kunde führen das erste Gespräch. Danach dreht sich der Kunde auf seinem Stuhl um und die Beratungsphase kann beginnen. Alternativ stellen beide Berater die Übertragung ihres Videos ein, sodass der Berater nur zuhören kann, was die Berater zu sagen haben. Auch sollte hier der Moderator für die Gruppen die Zeitmessung übernehmen. Ist die erste Beratungsrunde abgeschlossen, so rotieren die Rolle und die nächste Runde beginnt. Troika Consulting lässt sich gut als virtuelle Liberating Structures nutzen
• Min Specs hat sich als eine sehr effektive virtuelle LS-Mikrostruktur erwiesen, wenn sich herausstellt, dass der ursprüngliche Plan zur Erreichung des Sprint-Ziels nicht mehr gültig ist und zurechtgestutzt werden muss, in der Regel in Zusammenarbeit mit dem Product Owner. In einer verteilten Arbeitsumgebung ist die Min Specs-Übung eine Abfolge von Einzel- und Gruppenarbeiten, die auf Breakout-Räumen basieren und deren Ergebnisse in gemeinsamen Arbeitsbereichen — Google Slides funktionieren hier sehr gut — zusammenfassen werden, um am Ende mit der gesamten Gruppe per Shift & Share geteilt zu werden.
• In einem unerfahrenen, neuen Entwicklungsteam in der frühen Phase der Teambildung oder in Strukturen, die sich um Komponententeams oder herausfordernde Software-Architekturen drehen, könnte What I Need From You (WINFY)’ den richtigen Rahmen bieten, um die Kernbedürfnisse zur Erreichung des Sprint-Ziels zu artikulieren und alle an die gemeinsamen Anstrengung einzubeziehen. In einer verteilten Umgebung verwenden wir hierzu Breakout-Räume, den Chat und gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche. Eingebettete LS-Mikrostrukturen wie 1-2-4-All oder What, So What, Now What? können die Bemühungen erleichtern.
• TRIZ kann sich als nützlich erweisen, wenn das Team seinen Plan zur Erreichung des Sprint-Ziels bekräftigen muss, z.B. aufgrund von Druck von außen. Wiederum ist TRIZ eine Kombination von Grundelementen virtueller Liberating Structures: Breakout-Räume, eingebettetes 1-2-4-All, gemeinsame Arbeitsbereiche sowie Shift & Share, wenn mehrere Gruppen gleichzeitig an dem Problem arbeiten. Ziehen Sie die Zeiterfassung für die Teams in Betracht, da deren Teilnehmer ohne Unterstützung wahrscheinlich die Zeit aus den Augen verlieren werden.
• Ein weiterer Ansatz zur Lösung der oben genannten Herausforderung ist der Discovery and Action Dialog (DAD) zur "Entdeckung, Erfindung und Freisetzung lokaler Lösungen für chronische Probleme". Eine virtuelle Arbeitsumgebung kann zu einem erhöhten Handlungsdrang führen, insbesondere aufseiten der Stakeholder und des Managements aufgrund eines gefühlten Kontrollverlustes, der wiederum ein Scrum-Team auf dem Weg zum Sprint-Ziel behindert. Der DAD kann das Entwicklungsteam dabei unterstützen, die Intervention von außen zu entdecken und herauszufinden, wie die Situation angegangen werden kann. Hierzu werden positiv abweichende Verhaltensweisen und Praktiken identifiziert (PD), um Lösungen für echte (und möglicherweise nur eingebildete) Probleme zu finden. Technisch gesehen wendet ein virtueller DAD Standardverfahren wie Breakout-Räume, eingebettete 1-2-4-All, verbundene Arbeitsbereiche und wahrscheinlich ein Shift & Share an.

Erfahren Sie mehr über virtuelle Liberating Structures: Remote Agile (Part 2): Virtual Liberating Structures.

Unterstützende Liberating Structures

Zwei Liberating Structures Mikrostrukturen können allgemein ein virtuelles Daily Scrum mit einem größeren Team unterstützen: 1-2-4-All und Lean Coffee:

• Um 1-2-4-All abzudecken, brauchen wir Breakout-Räume und einen Ort, an dem die Ergebnisse aggregiert werden können. Wir beginnen mit den Teilnehmern der gesamten Gruppe mit einer stillen Reflektion über die Frage. Dann teilen wir die gesamte Gruppe mithilfe der Breakout-Räume für 3 Minuten in Paare auf. Nach dieser Runde legen wir für fünf Minuten zwei Paare zu einer Vierergruppe zusammen — dies muss der Moderator derzeit noch manuell durchführen — und diese Vierergruppe aggregiert anschließend ihre Ergebnisse, beispielsweise auf einem Google Slide. (Es empfiehlt sich, diese für jede Gruppe im Voraus vorzubereiten.) Wir können nunmehr die Ergebnisse jeder Vierergruppe in der gesamten Gruppe vorstellen, indem wir im Rahmen einer virtuellen Shift & Share-Session den Bildschirm des Moderators teilen, während Vertreter jeder Vierergruppe ihre Resultate erklären.
• Ein Lean Coffee ist ein vortreffliches Beispiel für einen Workaround für virtuelle befreiende Strukturen. Sammeln Sie alle Eingaben auf die übliche Weise, z. B. in 1-2-4-All, und aggregieren Sie diese auf zum Beispiel auf einem FunRetro.io-Board, während die Abstimmungsfunktion ausgeschaltet ist. (Verwenden Sie zum Sammeln mehrere Spalten, wenn die gesamte Gruppe groß ist, um den Sammelprozess zu beschleunigen. Alternativ können Sie Daten auch per CSV-Datei in das Board importieren, wenn diese zuvor zum Beispiel über eine Formularapplikation erfasst wurden). Bitten Sie dann die ganze Gruppe, ähnliche Themen zu clustern. Wenn dies erfolgt ist, schalten Sie die Abstimmungsfunktion ein. Sobald die Abstimmung erfolgt ist, ordnen Sie die Einträge auf Basis der erhaltenen Stimmen. Damit ist die Agenda bestimmt und Sie können mit der Diskussion in der ganzen Gruppe fortfahren. Alternativ engagieren Sie kleinere Gruppen wiederum über Breakout-Räumen in der parallelen Bearbeitung von Themen. Dann wandelt sich die Lean-Coffee-Übung in einen Open Space.

Virtuelles Daily Scrum: Die Antipatterns

Es gibt viele Anti-Muster des Daily Scrums im Allgemeinen. Ich möchte jedoch auf einige Fallstricke hinweisen, die für ein virtuelles Daily Scrum besonders relevant sind:

• Orientierung verloren: Das Daily Scrum dient einem Zweck, indem es eine einfache Frage beantwortet: Sind wir noch auf dem richtigen Weg, um das Sprint-Ziel zu erreichen? Oder müssen wir den Plan oder das Sprint Backlog oder beides anpassen? Viele Development Teams können diese Frage nicht auf Anhieb beantworten. (In dieser Hinsicht ist die Visualisierung des Fortschritts auf dem Weg zum Sprint-Ziel insbesondere für ein verteiltes Scrum Team eine nützliche Übung.
• Mangelnde Vorbereitung: Teammitglieder sind nicht auf das Daily Scrum vorbereitet. ("Ich habe einige Dinge gemacht, aber ich kann mich nicht erinnern, was. War aber wichtig." Dies ist nicht die richtige Einstellung, um erfolgreich Remote Scrum zu praktizieren. Diese Art von Arbeit erfordert im Vergleich eine deutlich bessere Organisation.)
• Keine Verwendung des Alters von Arbeitsaufgaben (work item age): Ein Mitglied des Entwicklungsteams hat Schwierigkeiten, eine Arbeitsaufgabe über mehrere aufeinanderfolgende Tage hinweg zu lösen, und niemand bietet Hilfe an. (Oft ist dieses Ergebnis ein Zeichen dafür, dass entweder die Teammitglieder einander nicht vertrauen oder sich nicht umeinander kümmern. Oder die Arbeitsbelastung des Entwicklungsteams ist so hoch, dass sie sich nicht mehr gegenseitig unterstützen können. Hinweis: Natürlich erwähnt der Scrum Guide nicht das "Work Item Age". Es hat sich jedoch als nützliche Praxis erwiesen.)
• Statusreport: Das Daily Scrum ist ein Statusreport-Meeting, und die Mitglieder des Entwicklungsteams warten darauf, ihre Fortschritt an den Scrum Master, den Product Owner oder vielleicht sogar an einen Stakeholder zu "berichten".
• Status report: The Daily Scrum turns into a status report meeting, driven by the fear of the management to ‘lose even more control now’ and Development Team members are waiting in line to ‘report’ progress to the Scrum Master, the Product Owner, a stakeholder, or the manager. (Kein Kommentar erforderlich; diese Situation ist ein Fall für den Scrum Master, das Entwicklungsteam braucht Unterstützung.)
• Planungsmeeting: Das Entwicklungsteam nutzt das Daily Scrum, um neue Anforderungen zu diskutieren, User Stories zu verfeinern oder eine Art (Sprint)-Planning durchzuführen.
• Keine Routine: Das Daily Scrum findet nicht jeden Tag zur gleichen Zeit statt. (Während Routine das Potenzial hat, jede Retrospektive zu ruinieren, ist sie im Kontext des virtuellen Daily Scrums hilfreich. Betrachten Sie es als einen spontanen Drill: Nicht zu viel Aufwand im Voraus betreiben, nicht lange nachdenken, sondern einfach machen. Das Überspringen von Daily Scrums öffnet dem Verfehlen des Sprint-Ziels Tür und Tor: Wenn Sie ein oder zwei Daily Scrums überspringen, warum nicht gleich nur eines pro Wochen veranstalten?)

Erfahren Sie mehr: 20 Daily Scrum Anti-Patterns.

Fazit

Daily Scrum Events—virtuell oder nicht—sind wesentlich für die Selbstorganisation eines Scrum Teams und folglich für seine Fähigkeit, das Sprint-Ziel zu erreichen. Während die erste Phase, die 15-Minuten-Time-Box, relativ unkompliziert ist, erfordert Die Problemlösungsphase mehr Aufwand von Seiten der Moderatoren, des Scrum-Masters oder der Mitglieder des Entwicklungsteams, wenn in einer verteilten Umgebung gearbeitet wird. Nichtsdestotrotz kann bei entsprechendem Training und Support auch die zweite Phase von einem verteilten Scrum-Team erfolgreich bewältigt werden.

Virtuelles Daily Scrum: Welche Arten Sie bisher erfahren? Bitte teilen Sie uns dies in den Kommentaren mit.

📺 Verteiltes agiles Arbeiten: Praktikes und Werkzeuge [Wiedergabe einer Live Virtual Class]

Ende März führten wir die virtuelle Live-Schulung "Remote Agile Practices & Tools" mit etwa 30 Teilnehmern aus ganz Europa, den USA und Kanada durch. Die Teilnehmer einigten sich darauf, diese aufzuzeichnen und der agilen Gemeinschaft zur Verfügung zu stellen. Wir haben die Aufzeichnung leicht bearbeitet; zum Beispiel haben wir die Wartezeit während der Übungen gekürzt. Ansonsten gibt das Video eine Möglichkeit wieder, wie die Zusammenarbeit mit einem verteilten Team unter Verwendung von Zoom-Breakout-Räumen funktionieren kann.

Mit Ausnahme von drei Unterrichtsblöcken von insgesamt etwa 20 Minuten bestand die gesamte Remote Agile-Schulung von 2:45 Stunden aus interaktiver Arbeit:




Wenn Sie Fragen zur Schulung haben, lassen Sie es mich bitte über die Kommentare wissen, oder kontaktieren Sie mich über die Hands-on Agile Slack Community.

Wenn das Video-Snippet nicht abgespielt wird, schauen Sie sich bitte das Video auf Youtube an: Remote Agile (1) Replay: Practices and Tools for Scrum Masters, Agile Coaches, and Product Owners.

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Ich lade Sie ein, sich dem "Hands-on Agile" Slack-Team anzuschließen und die Vorteile einer schnell wachsenden, lebendigen Gemeinschaft von agilen Praktikern aus der ganzen Welt zu genießen.

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Virtuelles Daily Scrum — Weitere Artikel

Verteiltes agiles Arbeiten (1): Praktiken & Werkzeuge für Scrum Master & agile Coaches.

Verteiltes agiles Arbeiten (5): Virtuelle Retrospektiven.

Alle Blog-Einträge zu Liberating Structures for Scrum.

20 Daily Scrum Anti-Patterns.

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