Stefan Wolpers April 12, 2020

Verteiltes agiles Arbeiten (1): Praktiken & Werkzeuge für Scrum Master & agile Coaches

In Kürze: Verteiltes agiles Arbeiten (1): Praktiken & Werkzeuge

Agiles Arbeiten drehte sich schon immer um Co-Location, um direkte Kommunikation, physische Boards und all die anderen haptischen und analogen Momente, um Werte für Kunden im digitalen Bereich zu schaffen. Als Professional Scrum Trainer bemühe ich mich, Schulungen ohne PowerPoint oder digitale Geräte anzubieten. Außerdem, zugegebenermaßen, liebe ich Karteikarten. Doch die Zeiten ändern sich, jetzt ist verteiltes agiles Arbeiten angesagt. Tauchen wir also in die Besonderheiten der Arbeit mit verteilten Teams ein.

Wir beginnen mit grundlegenden Techniken und Werkzeugen und befassen uns anschließend mit der Anwendung von Liberating Structures in der Arbeit mit verteilten Teams. Wenn Sie eine praktische Einführung erhalten möchten, können Sie auch an meinem virtuellen Live-Unterricht zum Thema Remote Agile teilnehmen.

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Verteiltes agiles Arbeiten: Allgemeine Hinweise

Verteiltes agiles Arbeiten kann nicht darauf reduziert werden, eine Retrospektive in Zoom auszuführen und währenddessen den Bildschirm mit den Teammitgliedern zu teilen. Die Techniken zu verstehen, wie dies am effektivsten für Ihr Team geschehen kann, gehört zu den Grundlagen, die sich jeder Moderator aneignen sollte.

In Bezug auf dieses Moderationswissen gibt jedoch es gute Nachrichten: Verteiltes agiles Arbeiten ist weder komplex noch chaotisch; daher gibt es brauchbare Praktiken, von denen man im Zweifel ausgehen kann, ohne das Rad neu erfinden zu müssen. Im Allgemeinen gilt:

1. Kurze Arbeitseinheiten: Niemand kann effektiv mehr als drei bis vier Stunden pro Tag an Online-Sitzungen engagiert teilhaben. Vorzugsweise sollte die Sitzungsdauer daher auf 2-Stunden-Blöcke pro Tag reduziert und von häufigen Pausen und Aktivitäten für die Teilnehmer unterbrochen werden.
2. Vermeiden Sie Hybridveranstaltungen: Wenn das erste Teammitglied sich „remote“ einwählt, dann sollte automatisch auch jeder andere über „Einwahl“ an der Veranstaltung teilnehmen, unabhängig davon, ob andere Teilnehmer ggf. an einem gemeinsamen Standort sitzen oder nicht. Der Grund dafür ist, dass eine erfolgreiche Session eine gleichmäßige Verteilung von Sendezeit und Bandbreite unter den Teilnehmern erfordert. In dem Moment, in dem Personen, die am selben Ort sitzen, gemeinsamer Zugang zum Meeting gewährt wird, entsteht ein Ungleichgewicht zulasten der nicht anwesenden Teilnehmer. Dieses Ungleichgewicht kann zum Ausschluss bzw. zur Verminderung der Beiträge der nicht anwesenden Teilnehmer führen, da sie sich nicht an der informellen Kommunikation zwischen den gemeinsam am Meeting teilnehmenden Personen beteiligen können. Dies führt zu einer benachteiligten Situation für die auswärtigen Teilnehmer, die in der Regel deren Mitwirkung beeinträchtigt.
3. Moderatoren sind die Ersten: Seien Sie als Moderator einer Veranstaltung zehn bis 15 Minuten früher vor Ort, um sicherzustellen, dass der Aufbau funktioniert. Denken Sie auch an mögliche VPN- und Firewall-Probleme und dass rechtzeitig kommende Teilnehmer nicht im Warteraum schmoren sollten.
4. Arbeitsvereinbarung: Erstellen Sie eine Arbeitsvereinbarung, die sich mit den Grundregeln für verteiltes agiles Arbeiten befasst, wie z. B. sich selbst stumm schalten, wenn man nicht spricht oder die Hand zu heben, wenn man sprechen will. Oder dass das Videosignal immer eingeschaltet sein sollte, wenn Verbindung es erlaubt. Wenn das Team die ganze Zeit verteilt arbeitet, dann ist es eine gute Praxis, solche Regeln gleich in die Team-Charta aufzunehmen. Andernfalls sollten Sie sich zu Beginn der Sitzung mit allen Teilnehmern auf die Spielregeln einigen.
5. Teilnehmervorbereitung: Sie können nicht erwarten, dass alle Teilnehmer mit allen Werkzeugen vertraut sind, die Sie während einer virtuellen Veranstaltung oder des Unterrichts verwenden werden. Wenn die Teilnehmer sich technisch überfordert fühlen, können sie der Veranstaltung in der Regel nicht mehr folgen. Außerdem müssen Sie möglicherweise viel mehr Zeit als geplant auf die Klärung technischer Fragen verwenden. Beide Fälle führen zu einer verminderten Lernerfahrung der Teilnehmer. Erwägen sie daher, ein Vorbereitungstreffen anzubieten, um technische Fragen zu klären.
6. Privatsphäre: Besprechen Sie Datenschutz- oder Vertraulichkeitsfragen im Voraus. Zum Beispiel könnte es eine gute Idee sein, ein Video einer Sitzung aufzuzeichnen, wenn alle davon Kenntnis und keine Einwände haben. Andernfalls wird die Idee, alle einzubeziehen und ihnen eine Stimme zu geben, von vornherein scheitern.
7. Nein zu Multitasking: Seien Sie streng mit dem „Video ist immer an“-Ansatz. Wenn Sie stattdessen Avatare zulassen, laufen Sie Gefahr, dass sich die Teilnehmer hinter diesen verstecken und unter Umständen von anderen Aufgaben abgelenkt werden, die sie gern in Angriff nehmen würden. Menschen sind schlecht im Multitasking.
8. Arbeitsbücher: Stellen Sie im Voraus ein Briefing/Arbeitsbuch für Ihre Veranstaltung zur Verfügung, in dem detailliert beschrieben wird, wie man technisch Zugang zu der Veranstaltung erhält, wie man daran teilnimmt, welche Grundregeln gelten oder welche Vorbereitung von den Teilnehmern erwartet wird. Es sollte auch alle Materialien enthalten, die die Teilnehmer für die geplante Sitzung benötigen. Normalerweise bleibt während der Veranstaltung wenig bis keine Zeit, Fragen zu diesen Themen zu klären.
9. Zeitzonen: Achten Sie auf die Zeitzonen. Erfolgt verteiltes agiles Arbeiten über mehr als vier bis sechs Zeitzonen, so wird dies eine Herausforderung.
10. Lärm: Vergewissern Sie sich, dass die Teilnehmer verstehen, dass es für den Erfolg der Veranstaltung von entscheidender Bedeutung ist, dass die Teilnehmer an dieser von einem ruhigen Ort aus teilnehmen. Keine Geräuschunterdrückungssoftware ist in der Lage, alle Hintergrundgeräuschen zu eliminieren.
11. Chat: Nutzen Sie einen Kanal für gruppenweite und private Kommunikation, z. B. den eingebauten Chat von Video-Anwendungen wie Zoom oder dezidierte Chat-Applikationen wie Slack oder MS-Teams.

Allgemein gilt: Für den Moderator bedeutet verteiltes agiles Arbeiten mehr Vorbereitungsarbeit und mehr Dokumentation nach der Session. Sie werden mehr Zeit an Ihrem Schreibtisch verbringen.

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Die Schulung verteiltes agiles Arbeiten wird in drei Blöcken von je 2,5 Stunden innerhalb von zwei Wochen angeboten. Die Unterrichtssprache der Schulung verteiltes agiles Arbeiten ist Englisch. Sie können Ihren Platz hier direkt buchen:

23. Juni, 30. Juni und 7. Juli 2020 von 16:00 bis 18:30 Uhr MESZ:

Es gelten unsere allgemeinen Geschäftsbedingungen.

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Ausrüstung

Wir können den Abschnitt über die Ausrüstung kurz halten; es gibt zahlreiche Artikel, in denen jeder denkbare Aspekt dieses Themas ausführlich behandelt wird. Ich bleibe also bei einigen grundlegenden Prinzipien:

• Audio 1: Holen Sie sich das beste Mikrofon, das Sie sich mit Ihrem Budget leisten können: Es klingt widersprüchlich, aber die Audioqualität ist für den Erfolg eines Event mit einem verteilten Team wesentlich wichtiger als die Videoqualität von Webkameras. (Erwägen Sie auch die Installation einer Rauschunterdrückungssoftware wie Krisp in Betracht.)
• Audio 2: Besorgen Sie sich einen guten Kopfhörer, anstatt Ihre iPhone-Ohrenstöpsel zu benutzen.
• Monitore: Holen Sie sich einen großen Bildschirm. Ihr iPad- oder Laptop-Bildschirm macht das Arbeiten mit großen virtuellen Whiteboards und den anderen Fenstern von notwendigen Anwendungen ziemlich anstrengend.
• Webkamera: Sie benötigen keine 4K-Kamera. Die eingebauten HD-Kameras der meisten Geräte sind gut genug für unsere Zwecke.

Anwendungen für verteiltes agiles Arbeiten

Ähnlich wie im Abschnitt über die Ausrüstung können wir die Liste der Anwendungen auf einige wenige prominente Vertreter beschränken:

1. Video: Natürlich beginnen wir mit Zoom. Die Killerfunktion von Zoom sind neben dem Video-Codec, der nur wenig Bandbreite benötigt, Breakout-Räume. Wenn Sie eine große Teilnehmergruppe in kleine Gruppen aufteilen und diese an einem Thema arbeiten lassen wollen, ist dies der beste Weg. Zum Beispiel benutze ich die Breakout-Räume für die 1-2-4-All-Übung der Liberating Structures. (Hier ist ein kurzes Video, das erklärt, wie Zoom-Breakout-Räume funktionieren.) Außerdem ist die Freemium-Politik von Zoom recht großzügig.
2. QiqoChat ist eine Kollaborationssuite, die auch Breakout-Räume unterstützt.
3. Office 365 und Google Apps haben sich auch als praktische Werkzeuge der Zusammenarbeit erwiesen. (In Unternehmensumgebungen kann es Firewall-Probleme mit Google Apps geben.)
4. Sie werden ebenfalls ein digitales Whiteboard benötigen. Es gibt einfache kostenlose Anwendungen wie Whiteboard Fox, die allerdings oftmals Governance-Probleme hervorrufen. Auf der anderen Seite des Spektrums finden Sie professionelle Anwendungen wie Miro (früher bekannt als RealTimeBoard) oder Mural. Josh Seiden fasst deren Nutzen zusammen: “We set up a Mural board for each team, and have one that we use with the whole group. are able to set up sections on each board for specific exercises, and we pre-load those sections with templates, examples, and other materials that people will need during class”.
5. Kanban-Boards: Trello, ein kostenloses Kanban-Board, erweitert die Kategorie der Tools für die Zusammenarbeit. Natürlich gibt es auch seinen großen Bruder Jira. (Was ebenfalls für eine begrenzte Anzahl von Teammitgliedern kostenlos ist.)
6. Sprint Retrospektiven: Es gibt zahlreiche Anwendungen, die die Durchführung von Retrospektiven unterstützen. Retrium ist ein bekannter Abonnementdienst, während der Freemium-Ansatz von FunRetro.io die Nutzung der kostenlosen Retrospektivenfunktion als Lean Coffee-Tool für Abstimmungszwecke ermöglicht.
7. Zu diesem Zweck gibt es natürlich auch einen speziellen kommerziellen Service namens Lean Coffee Table.
8. Chat: Wie bereits erwähnt, sollten Sie einen Rückkanal für die Gruppenkommunikation bereitstellen. Sowohl Slack als auch MS Teams sind Marktführer für dieser Kategorie. In beiden Fällen sollten bereits die kostenlosen Versionen alle Kommunikationsanforderungen Ihres Teams erfüllen.
9. Umfragen: Sie müssen Umfragen durchführen, um Daten zu sammeln, z. B. für Retrospektiven. Google Forms ist ein nützliches Werkzeug für diesen Zweck. Wenn Ihre Firewall den Zugriff auf Google Apps einschränkt, versuchen Sie stattdessen Typeform. Bis zu drei verschiedene Umfragen sind dort kostenlos.
10. Abstimmungen: Wenn Sie auf Ihren Events Abstimmungen durchführen müssen, ist Poll Everywhere ein geeigneter Kandidat. Auch hier ermöglicht der Freemium-Ansatz die kostenlose Nutzung der Anwendung bis zu einem bestimmten Grad.

Wenn Sie nach einer umfassenderen Liste suchen, konsultieren Sie die Aufstellung von Lisette Sutherland.

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Tipps & Tricks

Verteiltes agiles Arbeiten erfordert mehr, als man auf den ersten Blick erkennen kann. Versuchen Sie Folgendes:

1. Skript: Bereiten Sie einen Zeitablauf des Events mit einem Skript vor, sodass Sie Fragen und Anweisungen für die Teilnehmer und andere Texte sofort zur Hand haben, ohne während des Meetings ins Schwitzen zu kommen. Sie werden Ihre Energie für andere Aufgaben benötigen.
2. Anfang: Beginnen Sie immer mit einem Icebreaker, z.B. indem Sie ein Impromptu-Networking durchführen. Beginnen Sie niemals mit einem Unterrichtsblock.
3. Unterrichtsblöcke: Falls Präsentationen oder Unterrichtsblöcke notwendig sind, halten Sie diese für maximal fünf bis zehn Minuten. Auf jeden Unterrichtsblock sollte eine engagierende Gruppenaktivität folgen.
4. Zeitmanagement: Achten Sie auf Timeboxen; Sie haben hier weniger Spielraum als in Präsenzveranstaltungen.
5. STOP: Wenden Sie das “Enough-let’s-move-on”-Prinzip (Elmo) an, wenn die Diskussionen zu intensiv werden. Nutzen Sie einen Parkplatz, um eine Diskussion außerhalb des Remote-Agile-Events weiterzuführen.
6. Geduld: Machen Sie alle Teilnehmer auf die Latenzzeit in der Kommunikation aufmerksam; es dauert ein paar Sekunden, um die Stummschaltung aufzuheben und einen Beitrag zu leisten.
7. Physische Whiteboards? Niemand kann entziffern, was auf einem physischen Whiteboard bzw. Flipchart geschrieben und von einer Raumkamera übertragen wird. Verwenden Sie stattdessen ein digitales Whiteboard und geben Sie Ihren Bildschirm frei.
8. Bitte Darstellung vergrößern: Sorgen Sie dafür, dass jeder, der einen Bildschirm mit den anderen teilt, den sichtbaren Ausschnitt vergrößert darstellt; andernfalls könnte der Inhalt kaum lesbar sein.
9. Werkzeugkasten: Besorgen Sie sich eine Kiste für alle erforderlichen Geräten — von Dongles über Kabel bis hin zu Netzteilen und Batterien —, wenn Sie Ihre Events innerhalb eines Gebäudes an verschiedenen Orten moderieren.

Verteiltes agiles Arbeiten: Dinge, auf die man achten sollte

Ich möchte diesen ersten Artikel mit einigen Anti-Patterns des verteilten agile Arbeitens abschließen:

• Mangel an Vorbereitung: Ganz gleich, wie aufmerksam und organisiert Sie sind, Ihre Teilnehmer werden Ihre Anleitung zur Vorbereitung auf die Veranstaltung wahrscheinlich nicht lesen. Wie schwer kann es sein, ein paar Digital-Stickies zu beschreiben? (Ich habe einmal versucht, eine informelle Einführungsveranstaltung mit den Bewerbern für ein neues Change Team in einer traditionell strukturierten Organisation durchzuführen. Ich wählte zu diesem Zweck das Lean Coffee-Format aus und erklärte diese Praktik detailliert im Vorfeld. Dennoch scheiterte das Treffen nach 25 Minuten kläglich, da alle nur vorgaben, das Lean Coffee-Format zu verstehen, aber de facto keine Ahnung hatten und auch nicht danach fragten. Später warfen mir die Teilnehmer einen völligen Mangel an Vorbereitung vor — natürlich hinter meinem Rücken. Ich habe das von zukünftigen „Change Agents“ nicht erwartet.)
• Stille Teammitglieder: Sprechen Sie aktiv Teilnehmer an, die nicht in gleichem Maße wie andere Teilnehmer Beiträge leisten.
• Sarkasmus: Die Wortwahl im virtuellen Raum ist im Vergleich zur Kommunikation von Angesicht zu Angesicht viel schwieriger. Zum Beispiel kann Sarkasmus aus der Ferne schwer zu erkennen sein. Achten Sie daher auf eine saubere, empathische Sprache, um unnötige Missverständnisse zu vermeiden.
• Überwachung: Werden Sie nicht rücksichtslos; die Prime Directive gilt nach wie vor. Vertrauen Sie den Menschen und spionieren Sie diese nicht aus — so verlockend das auch sein mag.

Schlussfolgerung

Der Verlust der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht ist zweifellos ein Hindernis, ein agiles Team zu werden. Das bedeutet jedoch nicht, dass verteiltes agiles Arbeiten von Anfang an ein aussichtsloses Unterfangen ist. Es erfordert lediglich bessere Vorbereitung, um den Verlust der Nähe auszugleichen. Dieser Artikel befasst sich mit den Grundlagen dieses Ansatzes. Im nächsten Artikel befassen wir uns damit, wie man mit einem verteilten agilen Team Liberating Structures nutzen kann.

Welche Erfahrung haben Sie mit verteiltem agilen Arbeiten gemacht? Bitte teilen Sie uns dies in den Kommentaren mit.

📺 Verteiltes agiles Arbeiten: Praktikes und Werkzeuge [Wiedergabe einer Live Virtual Class]

Ende März führten wir die virtuelle Live-Schulung „Remote Agile Practices & Tools“ mit etwa 30 Teilnehmern aus ganz Europa, den USA und Kanada durch. Die Teilnehmer einigten sich darauf, diese aufzuzeichnen und der agilen Gemeinschaft zur Verfügung zu stellen. Wir haben die Aufzeichnung leicht bearbeitet; zum Beispiel haben wir die Wartezeit während der Übungen gekürzt. Ansonsten gibt das Video eine Möglichkeit wieder, wie die Zusammenarbeit mit einem verteilten Team unter Verwendung von Zoom-Breakout-Räumen funktionieren kann.

Mit Ausnahme von drei Unterrichtsblöcken von insgesamt etwa 20 Minuten bestand die gesamte Remote Agile-Schulung von 2:45 Stunden aus interaktiver Arbeit:

Wenn Sie Fragen zur Schulung haben, lassen Sie es mich bitte über die Kommentare wissen, oder kontaktieren Sie mich über die Hands-on Agile Slack Community.

Wenn das Video-Snippet nicht abgespielt wird, schauen Sie sich bitte das Video auf Youtube an: Remote Agile (1) Replay: Practices and Tools for Scrum Masters, Agile Coaches, and Product Owners.

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