Mit Unhangout virtuelle Barcamps oder einen Open Space veranstalten — Hands-on Agile #24

In Kürze: Mit Unhangout virtuelle Barcamps veranstalten

Kürzlich führten mehr als 30 Teilnehmer des 24. Hands-on Agile Meetups ein Barcamp-Experiment mit Unhangout vom MIT durch, einer Open-Source-Organisationsplattform für virtuelle Barcamps und Open-Space-Veranstaltungen.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie, ob Unhangout eine geeignete Lösung für Herausforderungen der virtuellen Zusammenarbeit größerer Gruppen ist.

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Open Space Technologie

BarCamps, Unkonferenzen – wir kennen Open-Space-Veranstaltungen unter verschiedenen Labels. Sie sind in den letzten Jahren sehr populär geworden und werden in der Regel von unabhängigen Gemeinschaften oder innerhalb von Unternehmen genutzt:

When people must tackle a common complex challenge, you can release their inherent creativity and leadership as well as their capacity to self-organize. Open Space makes it possible to include everybody in constructing agendas and addressing issues that are important to them. Having co-created the agenda and free to follow their passion, people will take responsibility very quickly for solving problems and moving into action. Letting go of central control (i.e., the agenda and assignments) and putting it in the hands of all the participants generates commitment, action, innovation, and follow-through. You can use Open Space with groups as large as a couple of thousand people!

Quelle: Liberating Structures: Open Space Technology.

Wie funktionieren Open-Space-Veranstaltungen in der Praxis? Das Agile Camp Berlin beschreibt die Magie der dieser Form der Selbstorganisation:

Usually, people who share a common interest meet and work on topics. Meaning: Everybody can present a session, even is encouraged to do so. If there’s a topic you want to present, discuss, try out or you just want to ask the community for help: the pitching session in the morning of the BarCamp gives you the opportunity to propose your topic. After the initial pitching of sessions, all proposed sessions will be mapped to the spots and rooms. After that, the law of the two feet will apply. Law of the two feet means: if you decide that a session might be valuable for you, you show this by attending it. Sometimes there’s the situation that there are more proposed sessions than slots. In that case, we vote collectively, and the most popular sessions get a slot.

Source: Agile Camp Berlin: What is Barcamp?

Unhangouts Versprechen

Unhangout verspricht, ein Problem zu lösen, vor dem wir stehen, wenn wir Zoom in Betracht ziehen, um ein virtuelles Barcamp zu organisieren: Wie stellen wir sicher, dass das Law-of-Two-Feet auch für ein virtuelles Barcamp gilt? Indem wir jeden zum Co-Admin in Zoom machen? Wahrscheinlich ist das in manchen Situationen nicht die beste Idee. Alternativ dazu würde die manuelle Zuweisung von Personen zu Sitzungen in Breakout-Räumen nicht nur einen massiven Verwaltungsaufwand verursachen. Es würde auch eine Abhängigkeit mit sich bringen, die das bedrohen könnte, was Open-Space-Veranstaltungen so erfolgreich macht: Autonomie, Selbstorganisation und die Freude, unverhofft etwas positives Neues zu erleben.

An dieser Stelle kommt Unhangout ins Spiel, um bei der Organisation eines virtuellen Barcamps zu helfen:

Unhangout is an open-source platform for running large-scale, participant-driven events online. Each event has a landing page, which we call the lobby. When participants arrive, they can see who else is there and chat with each other. Hosts can welcome their community and do introductions in a video window that gets streamed into the lobby. Participants can then join breakouts, which are small group video chats, for in-depth conversations, peer-to-peer learning, and collaboration on projects.

Quelle: Am 2022-01-18 nicht mehr verfügbar.

Mit anderen Worten: Das Angebot von Unhangout besteht darin, dass sich die Teilnehmer des virtuellen Barcamps zwischen den Breakout-Sitzungen frei bewegen können. Und wir stellten dieses Versprechen auf die Probe.

Lektionen aus dem Einsatz von Unhangout für ein virtuelles Barcamps beim 24. Hands-on Agile Meetup

Unhangouts Funktionen — ein Überblick

Unhangout besteht aus zwei Hauptbereichen: a) der Lobby der Veranstaltung und b) den Breakout-Räumen. Die folgenden Screenshots wurden während einer Sondierungssitzung aufgenommen.

Unhangouts Lobby

Die Lobby von Unhangout ist der Raum, in dem sich alle Teilnehmer des virtuellen Barcamps treffen:

• Auf der linken Seite finden Sie eine Liste der Teilnehmer.
• In der Mitte des Fensters finden Sie den Chatbereich. (Allerdings gibt es keinen Video-Chat.)
• Auf der rechten Seite befindet sich der Bereich für die Sessionplanung. (Hier verwenden wir den Modus, der es Teilnehmern ermöglicht, Sessions vorzuschlagen.)

Unhangouts Breakout-Räume

In den Breakout-Räumen von Unhangout findet die Sessions statt. Wenn Sie Zoom oder Google Meet kennen, werden Sie sich mit den angebotenen Funktionen vertraut fühlen:

• Sie können Ihren Bildschirm freigeben, Ihre Hände heben und senken und dem Chat innerhalb der Breakout-Sitzung beitreten.
• Sie steuern Audio und Video, die Stummschaltung und das Entfernen von Personen aus der Sitzung.
• Schließlich können Sie Sessions aufzeichnen und Videos miteinander teilen.
• Zusätzlich gibt es einen Notizblock, den die Teilnehmer einer Breakout-Sitzung verwenden können.

Unhangouts Unzulänglichkeiten

Es gibt mehrere Mängel von Unhangout, die einem in Hinblick auf die Organisation eines größeren virtuellen Barcamps in den Sinn kommen:

1. In der Lobby ist kein Video-Chat verfügbar.
2. Die Zahl der Teilnehmer von Breakout-Sessions ist auf zehn begrenzt; das „unterstützt“ kaum die Law-of-two-Feet-Idee.
3. Aufeinanderfolgende Sitzungen werden nicht unterstützt.
4. Die Administratoren haben wenig Kontrolle über die Breakout-Sitzungen.
5. Eine Vorstellung von Sessionvorschlägen per Audio vor einer Abstimmung wird nicht unterstützt.
6. Der Notizblock scheint nicht Session-spezifisch zu sein.

Wir konnten zwar nicht auf die Nr. 2 und Nr. 3 eingehen, aber wir beschlossen, den Mangel an einem Video-Chat in der Lobby dadurch zu beheben, indem wir die Lobby in Zoom verlegten. Insofern benutzten wir Zoom als Wrapper-Anwendung für das virtuelle Barcamp: Wir begannen mit dem Kick-off in Zoom, wechselten dann zu Unhangout für die Sitzungsplanung und die Breakout-Sitzungen und beendeten die Veranstaltung wieder in der Zoom-Lobby. Die Aktivierung von Zoom für diesen Zweck führte jedoch bei einigen Teilnehmern zu Audio- und Webcam-Problemen—es war entweder die Unterstützung von Zoom oder Unhangout möglich, aber nicht beides gleichzeitig.

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Das Skript des 24. Hands-on-Agile Meetups

Organisatorisch folgten wir diesen nachfolgenden Schritten—direkt aus meinem Skript entnommen—um den Unhangout-Test durchzuführen:

1. Share the Unhangout link, share your Unhangout dashboard via Zoom: Please join Unhangout via the following link.
2. a) Round 1: Adding breakout sessions: Please add your breakout session proposals by clicking the „plus“ in the upper right corner. (3 min)
3. b) Round 2: Introducing the breakout sessions: If you have suggested a breakout session, please introduce your session to the whole group via Zoom. ( We go down the list from top to bottom. It is one minute per pitch.)
4. c) Round 3: Voting: If you haven’t yet voted in Unhangout, please do so now. You have one vote per proposal; clicking twice will remove your vote again.)
5. Accept and open breakout sessions in Unhangout: I will now „open“ the breakout sessions, and you can join your preferred one by clicking on it. (The breakout session will open in a new browser tab.) Please remember: A breakout session can host between 2 and 10 participants.
6. Run the breakout sessions: Join your breakout session of choice; the sessions will last 30 minutes. Alternatively, stay in the lobby — our Zoom session — for a chat at the virtual coffee machine. Session hosts: decide on how to run your session. Please ask in advance for permission of the attendees if you intend to record your session.
7. Close breakout sessions after 30 minutes: Please rejoin the whole group in Zoom to collect feedback and discuss the outcome.
8. Rate the experience w/ Unhangout: How would you rate the experience with Unhangout? Please add your feedback to the Google slide deck. (5 min)
9. Discussion: Let’s discuss the findings. (10 min)

Die gesamte Übung mit einer kurzen Retrospektive dauerte etwa 2,5 Stunden, einschließlich einer Pause. Die Zahl der Teilnehmer erreichte nach etwa einer halben Stunde ihren Höhepunkt: Es waren 38 von 102 angemeldeten Teilnehmern dabei.

Ein virtuelles Barcamp mit Unhangout: Diskussion, Feedback und Lessons Learned

Dies sind die Lehren, die aus dem Versuch der Organisation eines virtuellen Barcamps mit Unhangout gezogen wurden:

Was in Unhangout gut funktioniert

Die folgenden Zitate zu den positiven Seiten von Unhangout stammen von den Teilnehmern:

1. Easy to use
2. Jitsi was working fine for me
3. Jitsi worked for me in this tool. (I had problems in the past.)
4. Worked well for me, no issues with Jitsi
5. Liked the overview of the sessions and the visibility of how many are in a session
6. Easy to set up the market place
7. Relative easy to use
8. Quality communications with new people with similar interests.

What Needs Improvement in Unhangout

Die folgenden Zitate zu den negativen Seiten von Unhangout stammen ebenfalls von den Teilnehmern:

1. Jitsi can sometimes be a problem
2. First time joiners will have a hard time figuring everything out and will miss out on things → make new testing for everybody in advance
3. Two video conference tools in parallel are hardware challenged
4. Audio was awkward in the first minute in Unhangout session until everyone closed their Zoom window
5. Need time to figure out how all things are working
6. Look and feel is quite clumsy
7. I didn’t get that I needed to close Zoom, after that it worked
8. Difficult to maintain Zoom and another tool at the same time
9. A few people I could not understand during the Unhangout session, but I don’t know why the audio was bad for them
10. In retrospect, I would ask participants to “leave computer audio” in the Zoom call and stop their video before joining the Unhangout session. The echo and webcam blocked in another application was an issue for us.

Mit Unhangout ein virtuelles Barcamp oder einen Open Space veranstalten — Fazit

Unterstützt Unhangout die Organisation eines virtuellen Barcamps, einer dezentralen Unkonferenz oder einer verteilten Open-Space-Veranstaltung? Ja, solange die Gruppe klein ist; 30 Personen können gut unterstützt werden, besonders wenn sie sich bereits kennen. Andernfalls kann sich ein anderer Aufbau als nützlicher erweisen. Die Idee, Zoom als Wrapper für Unhangout zu verwenden, funktionierte für die Mehrheit der Teilnehmer ganz gut. Es gibt jedoch Konfigurationen, in denen Zoom und Unhangout bei ihrem jeweiligen Versuch, die Kontrolle über Mikrofone und Webkameras zu erlangen, kollidieren.

Haben Sie in der Vergangenheit bereits ein virtuelles Barcamp veranstaltet? Wenn ja, welche Applikation haben Sie genutzt? Bitte teilen Sie uns dies in den Kommentaren mit.

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📺 Verteiltes agiles Arbeiten: Praktikes und Werkzeuge [Wiedergabe einer Live Virtual Class]

Ende März führten wir die virtuelle Live-Schulung „Remote Agile Practices & Tools“ mit etwa 30 Teilnehmern aus ganz Europa, den USA und Kanada durch. Die Teilnehmer einigten sich darauf, diese aufzuzeichnen und der agilen Gemeinschaft zur Verfügung zu stellen. Wir haben die Aufzeichnung leicht bearbeitet; zum Beispiel haben wir die Wartezeit während der Übungen gekürzt. Ansonsten gibt das Video eine Möglichkeit wieder, wie die Zusammenarbeit mit einem verteilten Team unter Verwendung von Zoom-Breakout-Räumen funktionieren kann.

Mit Ausnahme von drei Unterrichtsblöcken von insgesamt etwa 20 Minuten bestand die gesamte Remote Agile-Schulung von 2:45 Stunden aus interaktiver Arbeit:

Wenn Sie Fragen zur Schulung haben, lassen Sie es mich bitte über die Kommentare wissen, oder kontaktieren Sie mich über die Hands-on Agile Slack Community.

Wenn das Video-Snippet nicht abgespielt wird, schauen Sie sich bitte das Video auf Youtube an: Remote Agile (1) Replay: Practices and Tools for Scrum Masters, Agile Coaches, and Product Owners.

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Quo Vadis, Scrum Master: Ergebnisse unserer virtuellen Strategie-Session — Hands-on Agile #23.

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Tags: Hands-on Agile, Remote Agile, Virtuelle Barcamps