Produkt-Backlog Refinement — ein kritischer Erfolgsfaktor für Scrum Teams

In Kürze: Produkt-Backlog Refinement

Die Verfeinerung des Produkt-Backlogs ist ein kontinuierlicher Prozess zur Entwicklung von praktikablen und wertschöpfenden Produkt-Backlogs, die es einem Scrum Team ermöglichen, eine Sprintplanung im Prinzip jederzeit durchzuführen. Bei dem Produkt-Backlog Refinement geht es darum, dass sich alle Teammitglieder über das Warum, das Was, das Wie und wahrscheinlich sogar das Wer in Bezug auf die anstehende Arbeit für das aktuelle Produktziel des Scrum-Teams abstimmen. Folglich ist die Verfeinerung des Produkt-Backlogs ein entscheidender Erfolgsfaktor, da dies die Fähigkeit des Teams, regelmäßig wertvolle Inkremente zu liefern, drastisch erhöht.

Die folgenden 14 Grundprinzipien beschreiben in groben Zügen die Grundlage für einen erfolgreichen Ansatz zum Refinement des Produkt-Backlogs.

Product Backlog Refinement — ein kritischer Erfolgsfaktor für Scrum Teams — Berlin Product People GmbH

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Das Produkt-Backlog Refinement gemäß dem Scrum Guide

Der Scrum Guide erwähnt die Verfeinerung bei mehreren Gelegenheiten im Zusammenhang mit dem Produkt-Backlog-Management und der Sprintplanung:

“During the Sprint, the Product Backlog is refined as needed.”

“[Sprint Planning: What can be Done this Sprint?] The Scrum Team may refine these items during this process, which increases understanding and confidence.”

“[Product Backlog items] usually acquire this degree of transparency after refining activities. Product Backlog refinement is the act of breaking down and further defining Product Backlog items into smaller more precise items.”

“[Product Backlog refinement] is an ongoing activity to add details, such as a description, order, and size. Attributes often vary with the domain of work.”

Quelle: Scrum Guide 2020.

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Produkt-Backlog Refinement ist ein kontinuierlicher Prozess zur Erstellung von sinnvoll umsetzbaren Produkt-Backlogs, der es einem Scrum Team ermöglicht, Sprint-Planungen jederzeit durchzuführen.

Das Scrum Team erreicht dieses Niveau, indem es die Produkt-Backlog-Einträge regelmäßig in kleinen Gruppen oder mit dem gesamten Scrum Team verfeinert und nicht nur einmal pro Sprint im Rahmen der Sprintplanung. Die Idee hinter der Verfeinerung ist es, bei allen Teammitgliedern ein gemeinsames Verständnis dafür zu schaffen, warum ein bestimmtes Arbeitselement wertvoll ist, was die Entwickler bauen sollen und wie die Arbeit technisch realisiert werden kann.

Diese Kompetenz des Scrum-Teams ist entscheidend, um durch die regelmäßige Lieferung wertvoller Produkt-Inkremente Vertrauen beim Management und den Stakeholdern zu schaffen.

Obwohl der Scrum Guide 2020 die frühere Empfehlung zur Zeiteinteilung fallen gelassen hat, bleibt es eine bewährte Regel, dass ein Scrum Team bis zu 10 % seiner Zeit für das Produkt-Backlog Refinement reservieren sollte.

Im Allgemeinen ist es von Nutzen, den Verfeinerungsprozess um Fragen wie die folgenden zu strukturieren:

  • Welche Einträge sind nicht mehr relevant?
  • Welche Einträge müssen wir aufspalten?
  • Welche Einträge können wir mit neuen Informationen aktualisieren?
  • Ändert dieses Update frühere Schätzungen?
  • Hat sich die Priorität bestimmter Produkt-Backlog-Einträge geändert?
  • Gibt es neue Themen oder Erkenntnisse, die wir noch nicht berücksichtigt haben? (Wenn ja, müssen wir diese als neue Produkt-Backlog-Einträge erfassen.)

Das folgende Zitat von Karl Popper beschreibt in meinen Augen perfekt den Grund, warum die Verfeinerung des Produkt-Backlogs ein kritischer Erfolgsfaktor für jedes Scrum-Team ist:

“Always remember that it is impossible to speak in such a way that you cannot be misunderstood: there will always be some who misunderstand you.”

(Quelle.)

Produkt-Backlog Refinement: 14 Erfolgsprinzipien

Dies sind meine 14 Grundsätze zur Verfeinerung des Produkt-Backlogs:

  1. Sinn und Zweck: Das Endergebnis des Refinements ist ein gemeinsames Verständnis des Warum, Was, Wie und wahrscheinlich auch des Wer, gepaart mit der Zuversicht aufseiten der Entwickler, dass sie das betreffende Produkt-Backlog-Element innerhalb eines einzigen Sprints erstellen können.
  2. Dauer: Die Verfeinerung eines einzelnen Produkt-Backlog-Eintrags kann mehrere Durchgänge umfassen. Halten Sie Refinements daher kurz und führen Sie diese häufig durch.
  3. Kontinuierliche Verfeinerung: Das Produkt-Backlog Refinement ist eine fortlaufende Aktivität und nicht nur ein einmaliges Event von 60 Minuten, um eine Checkliste durchzugehen. Die Teammitglieder nehmen sich Zeit, um Produkt-Backlog-Einträge zu verfeinern, an denen sie interessiert sind, z. B. wenn sie etwas Neues lernen, das für die Aufgabe relevant ist. Die Verfeinerung eines Produkt-Backlog-Elements ist ein regelmäßiger Bestandteil der Arbeit eines Scrum-Teams während eines Sprints.
  4. Es müssen nicht immer alle sein: Die Verfeinerung des Produkt-Backlogs bedeutet nicht, dass alle Teammitglieder ständig an allen Verfeinerungsaktivitäten teilnehmen; es handelt sich um ein Opt-in für diejenigen, die an den jeweiligen Produkt-Backlog-Einträgen interessiert sind.
  5. Refinement geht alle an: Der Product Owner sollte sich bemühen, das gesamte Scrum-Team in den Prozess der Verfeinerung des Produkt-Backlogs einzubeziehen und sich nicht nur auf den „Lead Engineer“ und einen Designer zu verlassen. Der Grund für diesen integrativen Ansatz ist offensichtlich: Wenn man versucht, ein komplexes Problem zu lösen, gibt es keine Experten, sondern viele konkurrierende Lösungsansätze. Die Beschränkung der aktiven Teilnehmer an den Verfeinerungsaktivitäten auf einige wenige Teammitglieder erhöht daher das Risiko in die falsche Richtung zu gehen, da Meinungsvielfalt und Verfügbarkeit von Sachverstand unnötig eingeschränkt werden.
  6. Außenstehende: Laden Sie Stakeholder und Fachexperten zu den Refinement-Meetings ein, die zum Verständnis des Teams für das Problem und die geeigneten Lösungen beitragen könnten.
  7. DoR: Eine “Definition of Ready” ist als eine Art von Stützrädern für ein junges Scrum-Team ggf. akzeptabel, ansonsten aber ein Scrum Anti-Muster; erfahrene Scrum Teams benötigen diese nicht.
  8. Nicht zu weit vorarbeiten: Konzentrieren Sie das Produkt-Backlog auf das aktuelle Produktziel, welches somit ungefähr die Arbeit von drei bis sechs Sprints abdeckt. Durch diese Fokussierung wird der Verfeinerungsaufwand minimal gehalten, denn zu viel Produkt-Backlog Refinement ist ggf. Verschwendung: Verfeinern Sie nur die Elemente des Produkt-Backlogs, die wahrscheinlich auch umgesetzt werden.
  9. Anwenderforschung: Die Verfeinerung des Produkt-Backlogs und die Produktentdeckung sind eng miteinander verknüpft und finden parallel statt. Die Anwenderforschung ist Teil der Verfeinerungsaktivitäten und diese schließen die Entwickler ein, die z. B. Anwenderinterviews führen oder Prototypen mithilfe echter Produktionsdaten bauen.
  10. INVEST: Verinnerlichen Sie bei der Verfeinerung des Produktbacklogs das INVEST-Prinzip, das von Bill Wake bekannt gemacht wurde: I – Independent, N – Negotiable, V – Valuable, E – Estimable, S – Small, T – Testable. (Quelle.)
  11. Definition of Done und Akzeptanzkriterien: Ein sinnvolles Produkt-Backlog Refinement erfordert eine fundierte Definition of Done. Außerdem sollten Sie den Unterschied zwischen der Definition of Done und den Akzeptanzkriterien während der Verfeinerung verstehen. Darüber hinaus sollten Sie als Team ein gemeinsames Verständnis dafür entwickeln, wie beides anzuwenden ist.
  12. Qualität: Berücksichtigen Sie technische Schulden und Refactoring bei der Verfeinerung der Produkt-Backlog-Elemente, da beides kontinuierliche Bemühungen der Entwickler sind, die leicht 15-30 % ihrer Zeit in Anspruch nehmen können.
  13. Schätzungen: Das Refinement mit einer Schätzung abzuschließen, ist sinnvoll, wenn Sie die Zahlen weglassen. Die Schätzung von Produkt-Backlog-Elementen am Ende des Refinements dient einem Zweck: Zu verstehen, ob wir uns alle im Team über das Warum, das Was und das Wie einig sind. Oder anders ausgedrückt: Bei der Schätzung geht es darum, einen Abschluss zu finden, um mit neuen Aufgaben weiterzumachen. Unstimmigkeiten während der Schätzung können auf ein unterschiedliches Verständnis der Natur des Produkt-Backlog-Eintrages hinweisen. Oder sie deuten auf Qualifikationsdefizite bei den Teammitgliedern hin, die das Team ggf. angehen sollte. In jedem Fall erhöhen diese Probleme das Risiko, in den kommenden Sprints keinen Mehrwert zu liefern. Wenn Ihr Scrum-Team beschließt, im Rahmen des Verfeinerungsprozesses Schätzungen vorzunehmen, halten Sie sich auf jeden Fall an relative Schätzungen — Story Points, T-Shirt-Größen oder auch Hunderassen, wenn Sie so wollen — und vermeiden Sie absolute Schätzungen. Diese sind im Industriezeitalter und im Taylorismus verwurzelt und haben mit individueller Leistung, Effizienz, Vergütung und harten Verpflichtungen zu tun. Außerdem sind die Menschen auch nicht sonderlich gut darin.
  14. Nicht alles ist eine User-Story: Fallen Sie nicht dem Fetisch des User Story-Formats zum Opfer: „Als Datenbankadministrator möchte ich die Datenbanksoftware auf Version 5.x aktualisieren, sodass …“ User Stories beschreiben den zukünftigen Systemzustand aus der Sicht eines Benutzers. Während also jede User Story ein Produkt-Backlog-Eintrag ist, sind nicht alle Product-Backlog-Einträge User Stories. Es gibt auch andere Arbeitsaufgaben wie Bugs, Spikes oder die oben erwähnte nicht-funktionale Anforderung der Datenbankaktualisierung. Vermeiden Sie daher Zeit zu vergeuden, indem Sie die Verwendung eines einheitlichen Formats für Produkt-Backlog-Elemente während des Refinements vorschreiben. Schließlich geht es bei der Verfeinerung um den Austausch zwischen den Teammitgliedern und nicht darum, das richtige Dokumentationsformat auszuwählen.

Fazit

Das Produkt-Backlog Refinement ist ein kontinuierlicher Prozess zur Erstellung umsetzbarer Produkt-Backlogs. Diese Kompetenz des Scrum-Teams ist entscheidend für die Schaffung von Vertrauen beim Management und den Stakeholdern, da es die regelmäßige Lieferung von wertvollen Inkrementen ermöglicht. Die Verfeinerung ist ein sehr effektives Mittel zur Risikominderung in einer komplexen Umgebung.

Wie praktizieren Sie die Verfeinerung des Produkt-Backlogs? Bitte teilen Sie uns Ihre Erfahrungen in den Kommentaren mit.

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