Stefan Wolpers Juli 10, 2019

Liberating Structures für Scrum: Erfahrungen aus einem immersiven Workshop

In Kürze: Liberating Structures Workshop für Scrum

Warum sollte man einen Liberating Structures Workshop für Scrum durchführen? Seit Anfang 2019 erforscht das Hands-on Agile Meetup in Berlin, wie man Liberating Structures auf Scrum anwenden kann. Neben den Grundlagen haben wir uns bereits mit der Sprint Retrospektive, dem Sprint Planning, dem Product Backlog sowie dem Daily Scrum beschäftigt.

Während die ersten Meetups erfolgreich verliefen, fühlten sich die letzten beiden Meetups nicht mehr ganz so gut an, da wir normalerweise nur etwa zwei Stunden Zeit haben. Auch die wechselnde Zusammensetzung der Meetup-Teilnehmer ist herausfordernder geworden; weniger als 10 Prozent der bisher rund 150 Teilnehmer haben alle Meetups besucht.

Daher dachte ich, es wäre ein lohnendes Experiment, die vorherigen Meetups zu einem eintägigen, immersiven Liberating Structures Workshop für Scrum zusammenzufassen, der thematisch auf dem Klimawandel und MegaBrain.io basiert, einem ums Überleben kämpfenden Startup, welches dringend zwei erfolgreiche Sprints für eine neue Finanzierung benötigt. Wir haben diesen Workshop letzte Woche durchgeführt, und dies haben wir gelernt.

Update: Der Termin und das Thema des Folgeworkshops stehen fest: Liberating Structures Scrum Training: Von der Produktstrategie über die Roadmap bis zum Sprint Review — Berlin, 7. September 2019.

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Konzept des immersiven Workshops

Der Liberating Structures Workshop für Scrum fand am 6. Juli 2019 in der Alten Kantine Wedding statt, einer großzügig umgebauten ehemaligen Kantine der BVG in Berlin. Insgesamt nahmen 30 Personen an dem Workshop teil, der von 9:00 bis 17:30 Uhr geplant war. (Ich schätze die Nettozeit für den Workshop auf ca. 6,5 Stunden.)

Der Workshop wurdeals nichtdigitales Erlebnis konzipiert. Es wurden keine Laptops oder Beamer benötigt, nur Papier, PostIts und Filzstifte; ein 32-seitiges Arbeitsbuch stellte jedem Teilnehmer alle Informationen für die Übungen zur Verfügung. Dieses Journal bot auch die Möglichkeit, Notizen festzuhalten, Skizzen zu machen und Beobachtungen und Gefühle zu notieren – und so eine Verbindung zwischen dem Teilnehmer und Liberating Structures als Konzept herzustellen. Das Arbeitsbuch listet zwölf LS-Mikrostrukturen auf, die nach dem LS-Menü geordnet sind. Wir haben sie jedoch während des Workshops in unterschiedlicher Reihenfolge verwendet.

Gemeinsamkeiten finden: Klimawandel

Die Anwendung einer Reihe von LS-Mikrostrukturen ist einfach, wenn alle Teilnehmer derselben Organisation angehören und damit ein gemeinsames Verständnis der Kultur und der Probleme haben. In unserem Fall war das eine Herausforderung, da die Teilnehmer mindestens 25 verschiedenen Organisationen angehörten. Auf den Hands-on Agile Meetups haben wir es zuvor mit dem öffentlichen Nahverkehr in Berlin als gemeinsames Thema versucht. Es hat einigermaßen gut funktioniert, aber das Thema lässt nicht viel Raum für die Entscheidungen eines Einzelnen.

Deshalb haben wir für den Workshop ein anderes Thema ausprobiert, das weniger abstrakt ist und eine viel persönlichere Komponente hat: den Klimawandel. Zwei Tage vor dem Workshop habe ich die Teilnehmer gebeten, ihr Wissen zu diesem Thema aufzufrischen und hierzu einige Links zu relevanten Seiten vorgeschlagen:

• NASA — Global Climate Change.
• NASA — Global Climate Change, Evidence.
• Wikipedia on Climate Change.
• Bonn Climate Change Conference — June 2019.
• United Nations Environmental Programme — Climate Change.
• nature climate change.

Liberating Structures Workshop für Scrum — Der Ablauf

Der Workshop begann mit einer Reihe von Übungen, die auf verschiedenen LS-Mikrostrukturen basieren und endete mit zwei Übungen, die auf dem MegaBrain.io-Szenario aufbauten – einem angeschlagenen Startup, das einen letzten Versuch unternimmt, um eine weitere Finanzierungsrunde zu sichern. Zumindest war das der ursprüngliche Plan. Es stellte sich heraus, dass wir mehr LS-Mikrostruktur auslassen mussten als gedacht, und dass wir nur eine der beiden Übungen geschafft haben.

Benutzte Liberating Structures Mikrostrukturen

1. Wir fingen mit Impromptu Networking zu einer persönlichen Herausforderung an, vor der jeder Teilnehmer in seinem Unternehmen steht.
2. Aufbauend auf dieser Herausforderung vom Impromptu Networking war die nächste Übung Troika Consulting. (Es bestand die Chance, dass jemand ggf. neue Erkenntnisse darüber gewinnt, wie man seine Herausforderung lösen könnte.)
3. Dann haben wir die individuellen Herausforderungen verlassen und sind als Gruppe zum Thema Klimawandel übergegangen, indem wir die aktuelle Situation mit TRIZ analysiert haben. Wir bildeten hierzu vier Teams und verwendeten 1-2-4-All, um die Ergebnisse innerhalb der Teams zu aggregieren. Jedes Team teilte dann sein Ergebnis mit der gesamten Gruppe mittels Shift & Share.
4. Als nächstes nutzten wir das Ergebnis von TRIZ, um die 15% Solutions anzuwenden. Wiederum verwendeten wir hierzu 1-2-4-All zur Aggregation innerhalb der Teams und Shift & Share, um die Ergebnisse mit der gesamten Gruppe zu teilen.
5. Dann haben wir uns mit dem 25/10 Crowd Sourcing beschäftigt, um die akzeptabelsten Lösungen zur Bekämpfung des Klimawandels unter den Teilnehmern zu finden.
6. Wir haben absichtlich What, So What, Now What? und Wise Crowds übersprungen.
7. Aus Zeitgründen mussten wir auch Min Specs und die User Experience Fishbowl auslassen.
8. Stattdessen sind wir direkt zum Ecocycle Planning übergegangen und haben damit den LS-Mikrostrukturteil des Workshops abgeschlossen.

Das MegaBrain.io-Szenario

Der nächste Teil des immersiven Liberating Structures Workshop für Scrum bestand aus den beiden MegaBrain-io-Übungen. Dies ist das (fiktive) Szenario:

Vor einem Jahr war MegaBrain.io ein gut finanzierter, in Berlin ansässiger Hoffnungsträger im Wettlauf um eine Verbesserung der Schulbildung durch die Erstellung maßgeschneiderter Lehrpläne für jeden Schüler mithilfe einer Künstlichen Intelligenz.

Heute ist die Situation von MegaBrain.io verzweifelt:

1. Nur noch drei Monate Liquidität blieben übrig.
2. Konflikte zwischen den Gründern sowie zwischen den Produkt- und Engineering-Teams werden immer häufiger und öffentlicher.
3. Die bestehenden Investoren sind mit den Wachstumszahlen der letzten neun Monate nicht zufrieden und zögern daher, MegaBrain.io mehr Kapital zur Verfügung zu stellen.
4. Es gibt jedoch einen neu gegründeten VC, der daran interessiert ist, in MegaBrain.io zu investieren, wenn das mit Spannung erwartete, aber überfällige Release 3.0, geliefert wird.
5. In letzter Minute entließ das Management vergangene Woche 32 Mitarbeiter hauptsächlich aus den Bereichen Marketing, Vertrieb und Verwaltung, um Liquidität zu sparen und diesen neuen Investor an Bord zu bringen – das war ein Drittel des Teams.
6. Der vorherige Sprint war eine Katastrophe. Zum dritten Mal in Folge haben die drei Scrum-Teams von MegaBrain.io das Release 3.0 nicht geliefert.
7. Der aktuelle Sprint sieht hingegen vielversprechender aus.
8. Alle Hoffnungen ruhen nun auf den beiden kommenden Sprints, um endlich das Release 3.0 zu liefern und doch noch das Wunder einer neuen Investition zu ermöglichen.

Ursprünglich wurde die Gruppe mit zwei Übungen beauftragt:

Übung #1: Der Sprint Review

Ihre erste Aufgabe ist es, ein Sprint Review-Format vorzuschlagen, das sicherstellt, dass die drei Scrum Teams mit dem bestmöglichen Product Backlog in den kommenden Sprint gehen können.

Beginnen Sie als Einzelpersonen und bilden Sie dann vier kleine Teams von ungefähr gleicher Größe. Verwenden Sie am Ende Shift & Share, um die Ergebnisse Ihres Teams zu präsentieren.

Phasen:

• ⏰ Einzelperson: 5 Minuten.
• ⏰ Team-Phase: 25 Minuten.
• ⏰ Gruppen-Phase: 15 Minuten.

Übung #2: Die Sprint Retrospective

Ihre zweite Aufgabe ist es, ein Sprint Retrospektiven-Format mit einem erweiterten Teilnehmerkreis vorzuschlagen, um sicherzustellen, dass MegaBrain.io die beiden kommenden Sprints bestmöglich nutzt.

Angesichts der Alle-Mann-an-Deck-Situation sollte die Retrospektive die Mitglieder des Scrum-Teams, die Produkt- und Engineering-Manager, die wichtigsten Interessenvertreter sowie die beiden Gründer umfassen.

Beginnen Sie als Einzelpersonen und bilden Sie dann vier kleine Teams von ungefähr gleicher Größe. Verwenden Sie am Ende Shift & Share, um die Ergebnisse Ihres Teams zu präsentieren.

Phasen:

• ⏰ Einzelperson: 5 Minuten.
• ⏰ Team-Phase: 25 Minuten.
• ⏰ Gruppen-Phase: 15 Minuten.

Die Gruppe befürwortete jedoch anstelle der zweiten Übung eine ausführlichere Diskussion über die vorgeschlagenen Sprint Review-Ansätze. Also haben wir die Sprint Retrospektive Übung übersprungen und sind pünktlich fertig geworden.

Liberating Structures Workshop für Scrum — Die Schlussfolgerung

Der Workshop erwies sich als inspirierende Erfahrung, obwohl er an manchen Stellen etwas holprig verlief. Sechs Teilnehmer haben bisher Feedback gegeben und erwähnt, dass der Zeitplan für einen Tag zu ambitioniert war, dass das Timeboxing rigoros durchgesetzt werden muss und dass das Zusammenstellen von LS-Strings früher beginnen sollte. Dennoch beträgt der NPS-Wert des Workshop-Experiments im Moment 83.

Welche Änderungen sind am Liberating Structures Workshop für Scrum geplant? Die nächste Iteration wird wie folgt aussehen:

• Übung #1 zum Sprint Review, sowie die User Experience Fishbowl und das Ecocycle Planning entfallen.
• Stattdessen werden diese drei Komponenten Teil eines anderen Experiments: Ein Liberating Structures Workshop für Scrum, um den „Produktteil“ richtig zu entwickeln, vom Sprint Review über das Refinement des Product Backlogs bis hin zur Planung der Product Roadmap. Der Test dieses neuen Workshops findet am 7. September 2019 wieder in der Alten Kantine Wedding statt.

Wenn Sie die nächste Iteration dieses Liberating Structures Workshops für Scrum erleben möchten, nehmen Sie doch am 17. und 19. September 2019 in Berlin an unserem Professional Scrum Master Training PSM I + Liberating Structures teil.

Liberating Structures Workshop für Scrum — Weitere Artikel

📅 Professional Scrum Master Training PSM I + Liberating Structures — Berlin, 18-20 Februar 2020.

Liberating Structures für Scrum (1): Die Sprint Retrospective.

Liberating Structures für Scrum (2): Das Sprint Planning.

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