Stefan Wolpers August 27, 2019

Die Meta-Retrospektive — Wie man Kunden und Interessenvertreter einbindet

In Kürze: Die Meta-Retrospektive

Eine Meta-Retrospektive ist eine ausgezeichnete Übung, um die Zusammenarbeit innerhalb des erweiterten Teams zu fördern, ein gemeinsames Verständnis des Big Pictures zu schaffen und wertvolle Handlungselemente zu erarbeiten. An ihr nehmen Teammitgliedern eines oder mehrerer Produktteams sowie Vertreter der unterschiedlichen Interessengruppen teil. Teilnehmer auf der Stakeholder-Seite sind sowohl Personen aus dem Unternehmen als auch Kunden.

Meta-Retrospektiven sind sowohl als regelmäßige Veranstaltung, z.B. einmal im Quartal, als auch nach Erreichen eines bestimmten Meilensteins, z.B. eines bestimmten Releases, nützlich. Erfahren Sie mehr darüber, wie man eine solche Meta-Retrospektive organisiert.

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Wie man eine Meta-Retrospektive durchführt

Das Meta-Retrospektivenformat, das ich hier beschreibe, basiert auf Zach Bonakers WADE-Matrix, erweitert durch eine zusätzliche Übung zu Beginn der Retrospektive. Um die Offenheit des bevorstehenden Gesprächs auf das erforderliche Niveau zu bringen, führe ich eine kurze Übung durch, welche die Teilnehmer an die Bedeutung der Scrum-Werte erinnert. Schließlich organisieren wir die Meta-Retrospektive, um gerade auch die „elephants in the room“ anzusprechen.

Die Meta-Retrospektive selbst erfordert keine Kenntnisse agiler Praktiken und ist daher für praktisch jeden Teilnehmer geeignet. Dieses Format kann problemlos mit mehr als 15 Personen genutzt werden, vorausgesetzt, der Raum ist groß genug. Es funktioniert am besten, wenn es genügend Platz gibt, in dem sich Menschen zu Diskussionen treffen können. Außerdem brauchen wir mindestens ein großes Whiteboard im Raum, da die meisten Arbeiten an dieser Wand stattfinden werden.

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Die Scrum-Werte-Übung

Die Durchführung der Scrum-Werte-Übung ist einfach:

• Bitten Sie die Teilnehmer, sich zu Paaren zusammenzufinden und innerhalb von drei Minuten ihre drei wichtigsten Merkmale zu identifizieren, welche die Zusammenarbeit als Team unterstützen. (Ich gebe normalerweise ein Beispiel dafür, was nicht hilfreich ist, wie z.B. Wutanfälle oder Schuldzuweisungen.)
• Bitten Sie dann jedes Paar, seine Ergebnisse dem Rest der Teilnehmer vorzustellen und diese auf das Whiteboard zu bringen. Wenn ähnliche Merkmale bereits aufgelistet sind, bitte ich darum, diese zu bündeln.
• Sobald alle Post-Its auf dem Whiteboard sind, tritt der Moderator vor und erklärt, Worum sich Scrum-Werte drehen und warum sie helfen, ein Team zur Erfüllung seiner Aufgabe zu geleiten. (Stellen Sie sicher, dass Sie das Thema der „elephants in the room“ erwähnen, wenn sich Kaizen als mehr als nur ein Schlagwort in Ihrer Organisation erweisen soll.)
• Der Moderator bringt dann fünf Post-Its mit den Scrum-Werten — Mut, Fokus, Selbstverpflichtung, Respekt und Offenheit — auf das Whiteboard und bittet die Teilnehmer, ihre Ergebnisse mit diesen in Einklang zu bringen.

Sobald das erledigt ist, kann die Meta-Retrospektive beginnen.

Die Meta-Retrospektiven-Übung

Starten Sie die Meta-Retrospektive, indem Sie die erste Achse auf das Whiteboard zeichnen und bemerken Sie, dass die Achse ein Kontinuum darstellt. Bitten Sie die Teilnehmer, sich erneut zu zu Paaren zusammen zu finden, sie mögen aber einen anderen Partner als bisher wählen.

Bitten Sie die Teilnehmer nun, ihre drei wichtigsten Erkenntnisse im Rückblick auszuwählen. Setzen Sie die Time-Box für diese Phase auf 3-5 Minuten. Nachdem die Post-Its mit den Erkenntnissen verfügbar sind, bitten Sie jedes Paar, seine Auswahl dem Rest der Teilnehmer vorzustellen und auf das Whiteboard zu kleben. (Auch hier sollen sie wiederum gleichartige Themen zu Clustern zusammenfassen.)

Im nächsten Schritt wird die zweite Achse, die „Einfluss“-Achse, eingeführt, die wiederum ein Kontinuum ist.

Bitten Sie dann die Teilnehmer, alle Post-Its auf dem Whiteboard auch anhand der zweiten Achse auszurichten. Sie können diesen Schritt stoppen, sobald die Post-Its auf dem Whiteboard nicht mehr bewegt werden.

Jetzt ist es an der Zeit, das Post-It-Muster in eine 2 x 2 Matrix zu verwandeln und die vier Quadranten entsprechend zu beschriften:

• Get to work: Dies ist der Bereich der unmittelbaren Auswirkungen..
• Talk to the management: Diese Probleme behindern Sie; eskalieren Sie sie an das Management.
• Luck: Das ist gut gelaufen, aber investieren Sie hier keine weiteren Mühen.
• Keep doing: Hier gibt es im Moment nichts zu ändern.

Für den nächsten Schritt konzentrieren Sie sich auf den oberen linken Quadranten — „Get to Work“ — und ignorieren Sie die beiden unteren Quadranten. Wahrscheinlich wird es auch Zeit geben, den oberen rechten Quadranten anzusprechen. („Talk to the management.“)

Beginnen Sie damit, die Post-Its vom oberen linken Quadranten auf einen anderen Teil des Whiteboards zu verschieben und sie für ein Dot-Voting vorzubereiten, um das Ranking der Themen festzulegen. (Normalerweise gebe ich an jeden Teilnehmer zu diesem Zweck 3-5 Punkte aus. Die Abstimmung kann bis zu fünf Minuten dauern.) Sobald die Abstimmung abgeschlossen ist, erstellt das Team einige Action-Items, indem es eine Diskussion im Lean-Coffee-Stil über die zuvor identifizierten Themen durchführt.

Fazit

Die Durchführung einer Meta-Retrospektive ist eine ausgezeichnete Übung, um die Zusammenarbeit innerhalb des erweiterten Teams zu fördern, ein gemeinsames Verständnis für das Gesamtbild zu schaffen und sofort wertvolle Handlungselemente zu identifizieren. Das Beste daran ist: Es dauert weniger als zwei Stunden, um Ideen zu identifizieren, die „Muda“ und „Kaizen“ für alle (be-) greifbar machen.

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