Retrospektiven-Prinzipien

TL; DR: 15 Retrospektiven-Prinzipien

Was halten Sie von der Retrospektive: Eine Routineübung am Ende eines Sprints, unterstützt durch Standardarbeitsanweisungen? Oder ein wichtiger Teil der Bemühungen eines Scrum-Teams um kontinuierliche Verbesserung? Wie Sie vielleicht vermuten, plädiere ich für Letzteres. Meiner Erfahrung nach schöpfen Scrum-Teams das Potenzial von Retrospektiven erst dann voll aus, wenn sie eine Reihe von Retrospektiven-Prinzipien verinnerlichen, in denen das Warum, das Was und das Wie im Wesentlichen beschrieben sind.

Für die Geschichtsnerds unter uns: “Molon labe (Ancient Greek: μολὼν λαβέ, romanized: molṑn labé), meaning ‚come and take [them][…]‘”

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Der Scrum Guide über die Sprint Retrospektive

Laut Scrum Guide erfüllt die Sprint Retrospektive folgenden Zweck:

The purpose of the Sprint Retrospective is to plan ways to increase quality and effectiveness.

The Scrum Team inspects how the last Sprint went with regards to individuals, interactions, processes, tools, and their Definition of Done. Inspected elements often vary with the domain of work. Assumptions that led them astray are identified and their origins explored. The Scrum Team discusses what went well during the Sprint, what problems it encountered, and how those problems were (or were not) solved.

The Scrum Team identifies the most helpful changes to improve its effectiveness. The most impactful improvements are addressed as soon as possible. They may even be added to the Sprint Backlog for the next Sprint.

The Sprint Retrospective concludes the Sprint. It is timeboxed to a maximum of three hours for a one-month Sprint. For shorter Sprints, the event is usually shorter.

Quelle: Scrum Guide 2020.

Die Ausführungen zur Sprint Retrospektive sind m. E. überzeugend, da sie das Warum, das Was und das Wie der Retrospektive thematisieren.

Nehmen wir an, ein Scrum-Team nimmt das Entwickeln im Auftrag von Kunden und das Erstellen wertvoller, lebensfähiger, realisierbarer und nutzbarer Produkte ernst. In diesem Fall sollte es hoch motiviert sein, diese Lernmöglichkeit auf Teamebene in jedem Sprint wahrzunehmen. Außerdem sollte sich jeder darauf freuen, herauszufinden, wie man den nächsten Sprint besser und angenehmer gestalten kann: Machen wir immer noch Fortschritte in Richtung auf das Teamziel? (Was den „Ziel“-Aspekt betrifft, so ähnelt die Retrospektive dem Daily Scrum – der Überprüfung des Fortschritts auf dem Weg zum Sprintziel – und dem Sprint Review: der Überprüfung des Fortschritts auf dem Weg zum Produktziel.)

Dennoch haben viele Scrum-Teams Schwierigkeiten, ihr „Rhythmus“ für Retrospektiven zu finden. Manchmal werden Retrospektiven in Eile durchgeführt oder sogar übersprungen. In den meisten Fällen ähneln sie entgegen den Retrospektiven-Prinzipien eher einer Routineübung als einer spannenden Gelegenheit, als Team zusammenzukommen und den nächsten Schritt zur Scrum-Mastery herauszufinden. Das Tragische daran ist, dass Retrospektiven umso weniger wertvoll sind, je weiter man sich auf die Routineübung einlässt, was es letztlich praktisch rechtfertigt, Retrospektiven zu übereilen oder auszulassen. Es ist fast eine sich selbst erfüllende Prophezeiung. Sie können diesen Teufelskreis jedoch mit einer kurzen Reihe von für Retrospektiven-Prinzipien durchbrechen.

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15 Retrospektiven-Prinzipien

Dies sind meine — nicht nach Wichtigkeit geordneten — 15 Retrospektiven-Prinzipien:

• Abschluss: Retrospektiven haben nicht nur technisch, sondern auch psychologisch eine abschließende Wirkung. Der Sprint ist vorbei, ruhen Sie sich aus. Die nächste Runde des Spiels beginnt in Kürze. (Ein Abschluss kommt also nicht zustande, wenn Sie die Retrospektive auslassen oder verschieben.)
• Zwang: Retrospektiven erfordern eine intrinsische Motivation. Das Bestreben, sich als Team kontinuierlich zu verbessern, muss von allen Teammitgliedern geteilt werden. Niemand kann die Teilnahme an Retrospektiven erzwingen.
• Kreativität: Es gibt Retrospektiven, die über die Confluence-Vorlage „Gut, schlecht, Aktionspunkte“ hinausgehen. Anstatt nur das Kästchen „Retrospektive“ auf der Sprint-Checkliste abzuhaken, sollten Sie diese an die Bedürfnisse des Teams anpassen. Praktiken wie Liberating Structures oder Übungen- und Spielesammlungen wie Retromat bieten auch mit einem begrenzten Budget reichlich Gelegenheit hierzu.
• Immer dasselbe: Routine tötet Retrospektiven. Was ein wünschenswertes Merkmal des Daily Scrum zur Verringerung der kognitiven Belastung ist, kann Retrospektiven möglicherweise effektiv behindern. (Halten Sie sich aber an das typische Zeitfenster zur Durchführung.)
• Vielfalt: Wechseln Sie häufig Formate und Orte. Jeder neue Ansatz erhöht die Aufmerksamkeit und steigert die Wachsamkeit, was wahrscheinlich zu neuen Erkenntnissen führt.
• Daten: Sammeln Sie als Scrum Master im Vorfeld der Retrospektive regelmäßig Daten vom Scrum-Team und visualisieren Sie diese im Laufe der Zeit. Meiner Erfahrung nach funktionieren anonyme Umfragen am besten. Außerdem gibt es einfache Tools wie den Retrospektiven-Briefkasten, mit denen man ebenfalls anonymes Feedback geben kann. Nur weil wir uns einreden, dass es innerhalb des Scrum-Teams psychologische Sicherheit gibt, muss das nicht jeder so sehen. Beziehen Sie diese Teammitglieder dennoch ein, indem Sie ihnen auch außerhalb der Retrospektive eine Stimme geben.
• Verantwortlichkeiten: Retrospektiven verwandeln sich schnell in einen Scrum-Cargo-Kult, wenn die vereinbarten Maßnahmen nicht umgesetzt werden. Daher ist die Bestimmung einer direkt verantwortlichen Person (DRI) m. E. entscheidend für die erfolgreiche Durchführung von Retrospektiven. (Nehmen Sie sich zu Beginn jeder Retrospektive fünf Minuten Zeit, um die offenen Punkte zu überprüfen; bieten Sie Unterstützung an, wo sie benötigt wird.)
• Vorgesetzter: Retrospektiven scheitern oft, wenn ein Teammitglied der direkte Vorgesetzte eines anderen Teammitglieds ist. In diesem Fall behindert die Hierarchie das Entstehen von psychologischer Sicherheit. Als Scrum Master möchten Sie von den untergeordneten Teammitgliedern erfahren, ob diese sich während der Retrospektiven noch vertreten fühlen. Manchmal muss der Scrum Master als Vermittler fungieren, bis die Organisation die Situation korrigiert und dabei den Geist von Scrum respektiert. (Das Gleiche gilt, wenn Teammitglieder auf der internen Gehaltsliste auch über Vertragsverlängerungen der Freelancer im Scrum-Team entscheiden.)
• Andere Teilnehmer: Laden Sie als Scrum-Team gelegentlich Außenstehende zu Retrospektiven ein, aber machen Sie es sich nicht bei jeder Retrospektive zur Gewohnheit. Die Einbeziehung von Interessenvertretern und Vorgesetzten verbessert die Vertrauensbildung und liefert neue Erkenntnisse. Ein geeignetes Format für eine Stakeholder-Retrospektive ist z. B. die Meta-Retrospektive.
• Diskretion: Vertraulichkeit ist ebenfalls wichtig, um psychologische Sicherheit zu gewährleisten. Geben Sie niemals etwas aus einer Retrospektive an Außenstehende weiter. Verhindern Sie, dass jemand außerhalb des Scrum-Teams auf die Protokolle zugreifen kann.
• Gleichheit: Die Notwendigkeit, die Scrum-Werte zu respektieren, sollte offensichtlich sein. Dennoch finden Sie immer wieder wohlmeinende Scrum-Teams, in denen einige Teammitglieder „gleicher“ sind als andere. Das Ungleichgewicht ist leicht zu erkennen: Ein Zeichen für gute Teamkommunikation ist die gleichmäßig verteilte Redezeit. (Erfahren Sie mehr: Google’s Project Aristotle.)
• Tagebuch: Aus der Sicht eines Scrum Masters ist das Führen eines Tagebuchs und damit das Dokumentieren wichtiger Ereignisse eine nützliche Praxis zur Vorbereitung von Retrospektiven. Automatisierte Slack-Benachrichtigungen, Kommentare des [fügen Sie das Versionskontrollsystem Ihrer Wahl ein] und Pull Requests, Jira-Einträge usw. sind meiner Erfahrung nach kein angemessener Ersatz für ein Journal.
• Zeremonienmeister: Nur weil Scrum Master die Scrum-Events moderieren können, heißt das nicht, dass sie jede Retrospektive als Moderator begleiten. Im Gegenteil, Scrum Master nehmen als Teammitglieder an jeder Retrospektive teil. Vielmehr sollte jeder im Scrum-Team in der Lage sein, Retrospektiven zu moderieren. Beginnen Sie im Team frühzeitig mit dem Üben.
• Über den Tellerrand blicken: Der Anwendungsbereich von Retrospektiven geht weit über das übliche „Gut-Schlecht-Verbesserungen“-Schema hinaus. Retrospektiven sind dazu gedacht, Themen wie Arbeitsvereinbarungen, Tools, Fähigkeiten, Ihre Definition of Done, Produktziele, Personas, Strategie, Produktentdeckung, Prozesse oder Geschäftsmodelle zu bearbeiten. Befreien Sie Ihren Geist und neue Perspektiven werden sich ergeben, wie sich das Scrum-Team kontinuierlich verbessern kann.
• Ehrgeiz: Treiben Sie Ihre Träume von China in Ihrer Hand nicht zu weit. Wenn es um Veränderungen geht, höhlt der stete Tropfen den Stein. Niemandem ist damit gedient, wenn Ihr Scrum-Team versucht, zu viel zu schnell zu erreichen.

Retrospektiven-Prinzipien — Fazit

Es gibt viele Möglichkeiten, wie eine Sprint-Retrospektive zu einem Misserfolg werden kann, selbst wenn diese auf den ersten Blick geeignet erscheint. Daher ist die selbst Einhaltung der zuvor skizzierten Retrospektiven-Prinzipien keine Erfolgsgarantie. Sie bieten jedoch einen sehr guten Ausgangspunkt, um als Team darüber nachzudenken, was in diesem kritischen Teil der Reise eines Scrum-Teams zur kontinuierlichen Verbesserung vor sich geht.

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Tags: Retrospective, Scrum First Principles, Scrum Retrospective, Sprint Retrospective