Verteiltes agiles Arbeiten (2): Virtuelle Liberating Structures
In Kürze: Virtuelle Liberating Structures — Verteiltes agiles Arbeiten (2)
In der vergangenen Woche haben wir uns mit grundlegenden Praktiken und Werkzeugen des verteilten agilen Arbeitens befasst. Dieser Folgebeitrag befasst sich mit der Frage, wie wir virtuelle Liberating Structures in einen verteilten Teams remote nutzen können.
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Liberating Structures
Liberating Structures, entwickelt von Keith McCandless und Henri Lipmanowicz, umfassen eine Reihe von einfach zu erlernenden, dennoch sehr produktiven Übungen zur Verbesserung der Zusammenarbeit in — nach Scrum-Standards auch (sehr) großen — Teams. Liberating Structures überwinden dabei traditionelle Kommunikationsansätze wie Präsentationen, vorstrukturierte Diskussionen oder ein weiteres unorganisiertes Brainstorming, bei dem die lautesten Teilnehmer die Oberhand gewinnen.
Liberating Structures eignen sich gut, um das Engagement der Teilnehmer von Scrum-Events zu verbessern und so die Art von Ergebnissen zu stimulieren, die für die Schaffung von lernenden Organisationen notwendig sind. Liberating Structures bieten auch ausgezeichnete Werkzeuge, um das Product Backlog Refinement oder die Definition von Done einer IT-Organisation zu verbessern.
Darüber hinaus sind Liberating Structures ein großartiges Instrument, wenn Kollegen zusammenkommen, um gemeinsam herauszufinden, wie sie sich sowohl als Einzelperson als auch als Fachkraft verbessern können.
Liberating Structures für Scrum
Vor mehr als einem Jahr begann mein Berliner Hands-on-Agile-Meetup damit, die Möglichkeiten der Nutzung von Liberating Structures speziell im Kontext von Scrum zu untersuchen. Infolgedessen haben wir bisher über 15 Liberating Structures untersucht und begonnen, Strings von Liberating Structures auf bestimmte Situationen zuzuschneiden, wie z. B. Scrum-Ereignisse oder das Megabrain.io-Szenario, unser um seine Existenz kämpfendes Start-up. (Lesen Sie alle Artikel aus der Serie über Liberating Structures für Scrum.)
In diesem Artikel gehe ich auf die meisten dieser LS Mikrostrukturen noch einmal ein und gebe erste Hinweise darüber, wie sie als virtuelle Liberating Structures eingesetzt werden können.
Virtuelle Liberating Structures Designelemente
Virtuelle Liberating Structures haben eine Reihe gemeinsamer Designelemente:
- Breakout-Räume dienen dazu, die gesamte Teilnehmergruppe in kleinere Arbeitsgruppen aufzuteilen, beginnend mit zwei Teilnehmern. (Zu diesem Zweck verwende ich Zoom).
- Die Stummschaltung wird — über den Zweck der Lärmreduzierung hinaus — verwendet, um verschiedene Zustände der Teilnehmer zu markieren. Bei der Übung „Conversation Café“ werden während der Runden 1, 2 und 4 beispielsweise alle stummgeschaltet, mit Ausnahme der Person, die ihre Gedanken teilt.
- Das Ein- und Ausschalten des Videostreams wird verwendet, um zwischen den Rollen zu unterscheiden, z.B. zwischen dem inneren Kreis und dem äußeren Kreis der User Experience Fishbowl. Hier schalten die Mitglieder des äußeren Kreises sowohl ihr Video aus als auch sich selbst stumm.
- Ein gemeinsamer Arbeitsbereich ist zur Aggregation von Arbeitsergebnissen erforderlich, zum Beispiel als Resultat einer 1-2-4-All-Session. Dies kann ein einfaches Google-Slide, eine Confluence-Seite, ein digitales Whiteboard oder ein FunRetro.io-Board sei.
- Arbeitsbücher sind nützlich, um den Teilnehmern Anweisungen zu geben, wenn sie in Breakout-Räumen arbeiten. Zum Beispiel könnte dies eine detaillierte Beschreibung sein, wie eine einzelne Liberating Structures-Übung funktioniert.
- Ein Chat-Kanal wird verwendet, um die synchrone Kommunikation innerhalb der gesamten Gruppe zu erleichtern.
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Die Schulung verteiltes agiles Arbeiten wird in drei Blöcken von je 2,5 Stunden innerhalb von zwei Wochen angeboten. Die Unterrichtssprache der Schulung verteiltes agiles Arbeiten ist Englisch. Sie können Ihren Platz hier direkt buchen:
23. Juni, 30. Juni und 7. Juli 2020 von 16:00 bis 18:30 Uhr MESZ:
Es gelten unsere allgemeinen Geschäftsbedingungen.
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Wie man einzelne virtuelle Liberating Structures praktiziert
Lassen Sie uns einzelne LS Mikrostrukturen auf ihr Potenzial untersuchen, virtuelle Liberating Structures zu werden. Die Sortierung basiert auf dem LS-Menü der Liberating Structures Website:
- 1-2-4-All: Um 1-2-4-All abzudecken, brauchen wir Breakout-Räume und einen Ort, an dem die Ergebnisse aggregiert werden können. Wir beginnen mit den Teilnehmern der gesamten Gruppe mit einer stillen Reflektion über die Frage. Dann teilen wir die gesamte Gruppe mithilfe der Breakout-Räume für 3 Minuten in Paare auf. Nach dieser Runde legen wir für fünf Minuten zwei Paare zu einer Vierergruppe zusammen — dies muss der Moderator derzeit noch manuell durchführen — und diese Vierergruppe aggregiert anschließend ihre Ergebnisse, beispielsweise auf einem Google Slide. (Es empfiehlt sich, diese für jede Gruppe im Voraus vorzubereiten.) Wir können nunmehr die Ergebnisse jeder Vierergruppe in der gesamten Gruppe vorstellen, indem wir im Rahmen einer virtuellen Shift & Share-Session den Bildschirm des Moderators teilen, während Vertreter jeder Vierergruppe ihre Resultate erklären.
- Impromptu Networking: Dies ist eine einfache Anwendung von Breakout-Räumen. Stellen Sie nur sicher, dass nach jeder Runde die Paare neu gebildet werden. Stellen Sie die Einladung sowie die drei Fragen im Arbeitsbuch im Voraus zur Verfügung.
- Appreciative Interviews (AI): AI ist eine weitere Anwendung von Breakout-Räumen, Arbeitsbüchern und einem gemeinsamen Arbeitsbereich. Stellen Sie die Schritte der Übung in der ganzen Gruppe vor und teilen Sie diese für die Einzelinterviews über die Breakout-Raum-Funktion in Paare auf. Führen Sie danach je zwei Paare zusammen. Diese Vierergruppen sammeln ihre Erkenntnisse innerhalb des gemeinsamen Arbeitsbereichs, um sie später mit der ganzen Gruppe zu teilen. AI funktionieren gut mit 1-2-4-All und Shift & Share. Vergewissern Sie sich, dass Sie in dem Arbeitsbuch eine Beschreibung der AI bereitstellen. Ziehen Sie auch die Zeiterfassung für alle Gruppen in Betracht und nutzen Sie die Sendefunktion der Breakout-Räume, um die Arbeitsgruppen über verbleibende Zeit zur Bearbeitung zu informieren. (Die Teilnehmer neigen sonst dazu sich zu verzetteln.)
- TRIZ: TRIZ ist ebenfalls eine Kombination von Grundelementen virtueller Liberating Structures: Breakout-Räume, eingebettetes 1-2-4-All, gemeinsame Arbeitsbereiche sowie Shift & Share, wenn mehrere Gruppen gleichzeitig an dem Problem arbeiten. Ziehen Sie die Zeiterfassung für die Teams in Betracht, da deren Teilnehmer ohne Unterstützung wahrscheinlich die Zeit aus den Augen verlieren werden.
- 15% Solutions: Wir verwenden hier ein ähnliches Verfahren wie bei der TRIZ. Ziehen Sie in Betracht, alle Vorschläge im gemeinsamen Arbeitsbereich der gesamten Gruppe zusammenzufassen, damit diese über Abstimmung noch priorisierten werden können. (Ich benutze dazu gerne die Lean Coffee-Funktion eines FunRetro.io-Boards: Es ist in der Anwendung einfach und braucht nicht viel Erklärungen.)
- Troika Consulting: Wir beginnen damit, Breakout-Räume für Dreiergruppen zu schaffen. Die Berater und der Kunde führen das erste Gespräch. Danach dreht sich der Kunde auf seinem Stuhl um und die Beratungsphase kann beginnen. Alternativ stellen beide Berater die Übertragung ihres Videos ein, sodass der Berater nur zuhören kann, was die Berater zu sagen haben. Auch sollte hier der Moderator für die Gruppen die Zeitmessung übernehmen. Ist die erste Beratungsrunde abgeschlossen, so rotieren die Rolle und die nächste Runde beginnt. Troika Consulting lässt sich gut als virtuelle Liberating Structures nutzen
- What, So What, Now What?: Auch W3 ist eine Abfolge von Einzel- und Gruppenarbeiten auf der Grundlage von Breakout-Räumen, der Zusammenführung von Ergebnissen in gemeinsamen Arbeitsbereichen, die am Ende mit der gesamten Gruppe geteilt werden.
- Shift & Share: Das ist ganz einfach: Jede Arbeitsgruppe präsentiert ihre Ergebnisse der gesamten Gruppe per Bildschirmfreigabe. Wenn der gemeinsam genutzte Arbeitsbereich im Voraus erstellt wurde, z. B. Google Slides mit einer Folie pro Arbeitsgruppe, kann der Moderator alternativ seinen Bildschirm freigeben, während jemand aus dem jeweiligen Team dessen Ergebnisse der gesamten Gruppe erläutert. Dadurch wird der Stress des Ein- und Ausschalten der Bildschirmfreigabe über mehrere Gruppen hinweg verringert.
- 25/10 Crowd Sourcing: Diese Mikrostruktur gehört zu jenen, die mit den derzeit verfügbaren Werkzeugen online nur schwer nachgebildet werden können. Der folgende Prototyp ist noch nicht zufriedenstellend, aber in die richtige Richtung weisend: Sammeln Sie mit über ein Onlineformular die Vorschläge der Teammitglieder zum Thema. Wenn alle Teilnehmer das Formular ausgefüllt haben, exportieren Sie die Antworten als CSV-Datei und importieren Sie diese Datei in ein FunRetro.io-Board. Verteilen Sie als Moderator die Antworten in Fünferpaketen auf neue Spalten. Aktivieren Sie dann die Abstimmung und bitten Sie die Teilnehmer, sich eine Spalte auszusuchen, die nicht die eigene Antwort enthält, und dann über alle Antworten abzustimmen. Stellen Sie die Anzahl der verfügbaren Stimmen so hoch ein, dass für jede Antwort in einer Spalte zwischen 1 und 5 Stimmen vergeben werden kann. Wenn die Abstimmung beendet ist, verschieben Sie alle Antworten in eine Spalte und aktivieren Sie die „Stimmenauszählung“ von FunRetro.io. Schließlich sortieren Sie diese Spalte nach Stimmen. (Es gibt viele Probleme bei diesem Prozess. Sie haben zum Beispiel nur sieben Antworten, nicht zehn — dann geht der Abstimmungsprozess nicht auf.)
- Min Specs: Vergleichbar mit „What, So What, Now What?“ sind die Min Specs eine Abfolge von Einzel- und Gruppenarbeiten, die auf Breakout-Räumen basieren und deren Ergebnisse in gemeinsamen Arbeitsbereichen — Google Slides funktionieren hier sehr gut — zusammenfassen werden, um am Ende mit der gesamten Gruppe per Shift & Share geteilt zu werden.
- Conversation Café: Erstellen Sie Gruppen mithilfe der Breakout-Raum-Funktion und identifizieren Sie für jeden Raum einen Gastgeber für die Zeitmessung. Verwenden Sie während der Runden 1, 2 und 4, in denen nur ein Teilnehmer spricht, während die anderen zuhören, die Stummschaltung für die Zuhörer. Wenn die Zeitbox abgelaufen ist, „übergibt“ der vorher sprechende Teilnehmer das „Mikrofon“, indem er oder sie den nächsten Teilnehmer aufruft und sich dann selbst stumm schaltet. Ziehen Sie als Moderator auch in Erwägung, den Gastgebern eine Matrix/Tabelle mit Runden und Sprechern zur Verfügung zu stellen, um sicherzustellen, dass jeder Teilnehmer am Conversation Café einen fairen Anteil an der Redezeit hat.
- User Experience Fishbowl: Nutzen Sie die Stummschaltung und das Ausschalten des Videos in der gesamten Gruppe, um zwischen dem inneren und dem äußeren Kreis des User Experience Fishbowl-Teilnehmer zu unterscheiden. Die Mitglieder des äußeren Kreises schalten sowohl ihr Video aus als auch sich selbst stumm. Sammeln Sie über den Chat-Kanal zusätzliche Fragen von den Mitgliedern des äußeren Kreises. Ein Moderator sollte diese neuen Fragen zu gegebener Zeit weiterleiten. (Während der Diskussion über das vorliegende Thema sollten die Mitglieder des inneren Kreises versuchen, diese neuen Chat-Nachrichten nicht gleichzeitig zu lesen. Hinzu einfach das Chat-Fenster schließen.) Verwenden Sie zum Abschluss „What, So What, Now What?“ zur Nachbesprechung in der gesamten Gruppe.
- Heard, Seen, Respected (HSR): Eine weitere Anwendung der Breakout-Raum-Funktion von Zoom. Auch hier sollten Sie als Moderator erwägen, der externe Zeitnehmer für die Teilnehmer zu werden).
- Lean Coffee: Lean Coffee ist ein vortreffliches Beispiel für einen Workaround für virtuelle befreiende Strukturen. Sammeln Sie alle Eingaben auf die übliche Weise, z. B. in 1-2-4-All, und aggregieren Sie diese auf zum Beispiel auf einem FunRetro.io-Board, während die Abstimmungsfunktion ausgeschaltet ist. (Verwenden Sie zum Sammeln mehrere Spalten, wenn die gesamte Gruppe groß ist, um den Sammelprozess zu beschleunigen. Alternativ können Sie Daten auch per CSV-Datei in das Board importieren, wenn diese zuvor zum Beispiel über eine Formularapplikation erfasst wurden). Bitten Sie dann die ganze Gruppe, ähnliche Themen zu clustern. Wenn dies erfolgt ist, schalten Sie die Abstimmungsfunktion ein. Sobald die Abstimmung erfolgt ist, ordnen Sie die Einträge auf Basis der erhaltenen Stimmen. Damit ist die Agenda bestimmt und Sie können mit der Diskussion in der ganzen Gruppe fortfahren. Alternativ engagieren Sie kleinere Gruppen wiederum über Breakout-Räumen in der parallelen Bearbeitung von Themen. Dann wandelt sich die Lean-Coffee-Übung in einen Open Space.
- Ecocycle Planning: Im Prinzip wenden wir die gleichen Techniken wie bisher an, von Breakout-Räumen bis hin zu gemeinsamen Arbeitsbereichen. Angesichts der großen Anzahl von „Stickies“, die Sie normalerweise während der Ecocycle Planning-Session produzieren, sollten Sie eine spezielle Online-Board-Anwendung wie Miro oder Mural in Erwägung ziehen; ein Google Slide wird dafür in der Regel nicht ausreichend sein. (Bitte beachten Sie jedoch, dass beide Tools nicht selbsterklärend sind und eine Vorbereitungssitzung mit den Teilnehmern erfordern, um sie nicht unnötig zu frustrieren.)
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Virtuelle Liberating Structures — Das Fazit
Es wird zwar immer ein bisschen von der Magie fehlen, welche Liberating Structures-Sitzungen haben, die man gemeinsam in einem Raum erlebt. Aber ich glaube, dass es viele Möglichkeiten gibt, mit virtuellen Liberating Structures ein gutes Erlebnis zu schaffen, wenn man den erforderlichen Aufwand als Moderator betreibt.
Welche Erfahrung haben Sie mit virtuellen Liberating Structures gemacht? Bitte teilen Sie uns dies in den Kommentaren mit.
Attribution
Liberating Structures werden von Henri Lipmanowicz und Keith McCandless entwickelt und sind als Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License verfügbar.
📺 Verteiltes agiles Arbeiten: Praktikes und Werkzeuge [Wiedergabe einer Live Virtual Class]
Ende März führten wir die virtuelle Live-Schulung „Remote Agile Practices & Tools“ mit etwa 30 Teilnehmern aus ganz Europa, den USA und Kanada durch. Die Teilnehmer einigten sich darauf, diese aufzuzeichnen und der agilen Gemeinschaft zur Verfügung zu stellen. Wir haben die Aufzeichnung leicht bearbeitet; zum Beispiel haben wir die Wartezeit während der Übungen gekürzt. Ansonsten gibt das Video eine Möglichkeit wieder, wie die Zusammenarbeit mit einem verteilten Team unter Verwendung von Zoom-Breakout-Räumen funktionieren kann.
Mit Ausnahme von drei Unterrichtsblöcken von insgesamt etwa 20 Minuten bestand die gesamte Remote Agile-Schulung von 2:45 Stunden aus interaktiver Arbeit:
Wenn Sie Fragen zur Schulung haben, lassen Sie es mich bitte über die Kommentare wissen, oder kontaktieren Sie mich über die Hands-on Agile Slack Community.
Wenn das Video-Snippet nicht abgespielt wird, schauen Sie sich bitte das Video auf Youtube an: Remote Agile (1) Replay: Practices and Tools for Scrum Masters, Agile Coaches, and Product Owners.
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Weitere Artikel und Videos
Verteiltes agiles Arbeiten (1): Praktiken & Werkzeuge für Scrum Master & agile Coaches.
Verteiltes agiles Arbeiten (5): Virtuelle Retrospektiven.
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Tags: Liberating Structures, Scrum Master, Verteiltes agiles Arbeiten, Virtuelle Liberating Structures