Stefan Wolpers April 19, 2020

Verteiltes agiles Arbeiten (3): Zoom Meistern

In Kürze: Zoom Meistern — Verteiltes agiles Arbeiten (3)

In diesem dritten Beitrag der Reihe verteiltes agiles Arbeiten sprechen wir das Werkzeug an, das im Mittelpunkt der Arbeit mit einem verteilten Team als Scrum Master, agiler Coach oder Product Owner steht: Zoom. Zoom ist für sich genommen bereits eine ausgezeichnete Videokonferenzapplikation — insbesondere für größere Gruppen von zwölf oder mehr Teilnehmern. Sein für unsere Zwecke beste Funktion sind jedoch Breakout-Räume. Wenn ein mehr oder weniger passives Publikum in engagierte Mitwirkende verwandelt wird, wenn alle einbezogen sind und eine Stimme haben, dann macht dies den Unterschied aus zwischen einem erfolgreichen Moderator und jemandem, der sich nicht an eine neue Situation anpassen kann. Schauen wir uns einmal an, was es mit dem Zoom Meistern auf sich hat.

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Grundlagen von Zoom

Zoom verfügt über einen ausgezeichneten Supportbereich mit einer Bibliothek von Video-Tutorials, die alles im Detail erklären. Die Hauptanwendung ist relativ einfach, zu bedienen, wenn man einige Grundregeln zum Zoom meistern beachtet:

• Geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, per Telefon teilzunehmen. (Das ist zwar keineswegs perfekt, aber wahrscheinlich besser, als ganz darauf zu verzichten. Wenn von den Teilnehmern erwartet wird, dass sie sich vom Ausland aus einwählen, geben Sie ihnen bitte auch die entsprechenden lokalen Einwahldaten.)
• Wenn Sie öffentliche Veranstaltungen abhalten, sollte es sinnvoll sein, eine Registrierung vorzuschreiben, ebenso wie die Verwendung des Passworts. (Bei internen Besprechungen kann es akzeptabel sein, das Passwort in den Anmeldelink aufzunehmen.)
• Die Aktivierung des Chats ist immer nützlich; er ist ein wichtiger Kommunikationskanal für den Moderator. (Lassen Sie auch private Chat-Nachrichten zu, aber beachten Sie, dass ‚private Nachrichten‘ in der Datei chat.txt exportiert werden.)
• Machen Sie es zum Grundsatz, das Video beim Eintritt für alle auszuschalten. Außerdem sollten alle stumm geschaltet werden.
• Wenn Sie den Teilnehmern erlauben, dem Treffen vor Ihnen beizutreten, verursacht das wahrscheinlich mehr Umstände, als es wert ist. Machen Sie es sich als Moderator stattdessen zur Gewohnheit, 15 Minuten früher da zu sein und jeden neuen Teilnehmer persönlich zu begrüßen. (Es ist auch eine gute Möglichkeit, eine Beziehung zu allen aufzubauen.)
• Verwenden Sie die Warteraum-Funktion, um sicherzustellen, dass nur willkommene Teilnehmer an der Besprechung teilnehmen können.
• Sie könnten zwar damit beginnen, jede Sitzung automatisch aufzuzeichnen, aber für Ihre Teamkollegen mag das etwas verdächtig aussehen. (Wenn man also eine Sitzung aufzeichnen muss, erkläre ich zunächst die Notwendigkeit und frage, ob es Einwände gibt.)
• Lassen Sie die Bildschirmfreigabe für alle Teilnehmer zu, schränken Sie aber den Freigabe-Override ein. Ein neuer Bildschirm kann auf diese Weise nur dann freigegeben werden, wenn niemand anderes seinen Bildschirm teilt. (Sie müssen als Moderator einerseits in der Lage sein zu verhindern, dass einer der Teilnehmer seine oder ihre Bildschirmfreigabe nicht stoppt. Andererseits wollen Sie nicht, dass sich jemand die Sitzung durch Zoombomben [NYT] unter den Nagel reißt.)

Natürlich bietet Zoom für Liebhaber der individuellen Anpassung zahlreiche Möglichkeiten, im Grunde alles auf die eine oder andere Weise zu optimieren. Sehen Sie sich noch einmal das Hilfecenter von Zoom an.

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Die Schulung verteiltes agiles Arbeiten wird in drei Blöcken von je 2,5 Stunden innerhalb von zwei Wochen angeboten. Die Unterrichtssprache der Schulung verteiltes agiles Arbeiten ist Englisch. Sie können Ihren Platz hier direkt buchen:

23. Juni, 30. Juni und 7. Juli 2020 von 16:00 bis 18:30 Uhr MESZ:

Es gelten unsere allgemeinen Geschäftsbedingungen.

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Zoom Meistern: Breakout-Räume

Im vorigen Abschnitt haben wir einen kurzen Blick auf die umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten von Zoom geworfen, indem wir ein paar Grundregeln zusammengestellt haben, um das Leben eines Moderators zu erleichtern. Lassen Sie uns nun einen genaueren Blick auf die Breakout-Raum-Funktion werfen und erläutern, warum sie für das Zoom Meistern unerlässlich ist.

Breakout-Räume: Was funktioniert

Ich bezweifle, dass Zoom die Breakout-Raum-Funktion unter Berücksichtigung von „Liberating Structures“ oder „Training from the Back of Room“ entworfen hat, was einen Großteil der fehlenden Funktionalität erklären würde. Aber selbst im derzeitigen Zustand sind Breakout-Räume unerlässlich, um als Moderator die Arbeit mit verteilten agilen Teams in Zoom zu meistern:

• Zoom erstellt Breakout-Räume automatisch, indem alle Teilnehmer gleichmäßig auf die Anzahl der ausgewählten Breakout-Räume verteilt werden, oder der Gastgeber erstellt sie manuell.
• Sie können Teilnehmer von einem Raum in einen anderen Raum durch Drag & Drop oder durch Auswahl aus der Auswahlliste bewegen. Dies ist z. B. dann nützlich, wenn Sie ein Impromptu Networking mit vielen Teilnehmern durchführen und einige Leute keinen Partner haben, dann weisen Sie in diesem Fall die Teilnehmer von Hand einem anderen Raum zu, um neue Paare zu bilden.
• Sie können Teilnehmer zwischen Breakout-Räumen austauschen.
• Sie können durch Zoom vorgeschlagene Breakout-Räume löschen, bevor Sie diese anlegen. (Dadurch werden Teilnehmer aus diesen vorgeschlagenen Räumen jedoch nicht automatisch andere Räume zugewiesen.)
• Wenn Sie eine Breakout-Sitzung neu starten, können Sie entscheiden, ob Sie die bisherige Zusammensetzung der Räume beibehalten oder mit neuen Gruppen neu beginnen möchten. Im Fall von Impromptu Networking möchten Sie beispielsweise jede Runde mit neuen Paaren beginnen. In anderen Fällen, z. B. während des virtuellen Unterrichts, möchten Sie in der Regel die Gruppenzusammensetzung für mehrere Übungen beibehalten, um die Vertrautheit zwischen den Mitgliedern der Breakout-Raumgruppe zu fördern und die Teambildung zu stärken.
• Als Gastgeber können Sie alle Breakout-Sitzungen gleichzeitig beenden und so alle Teilnehmer wieder der Hauptsitzung zuweisen.

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Breakout-Räume in Zoom meistern: Was besser werden muss

Wo Licht ist, gibt es bekanntlich auch Schatten. Natürlich unterstützen die Breakout-Räume von Zoom prinzipiell viele der Praktiken, die Scrum Master, agile Coaches oder Product Owner benötigen, wenn sie virtuelle agile Events moderieren wollen. Es gibt jedoch auch noch Luft nach oben:

• Es gibt keine Audioübertragung in die einzelnen Räume; alles, was Sie tun können, ist, jedem Raum gleichzeitig dieselbe Textnachricht in Form eines Pop-up-Fensters zu senden.
• Als Moderator können Sie den Diskussionen in Nebenräumen nicht zuhören. Alles, was Sie tun können, ist, einen Breakout-Raum zu „betreten“ und an der Session teilzunehmen.
• Zoom kann nicht automatisch Breakout-Räume unterschiedlicher Größe erstellen. Wenn Sie Gruppen unterschiedlicher Größe benötigen, beginnen Sie mit Räumen gleicher Größe, gefolgt von der manuellen Zuweisung von Mitgliedern von einem Breakout-Raum zu einem anderen.(Eine Anwendung hierfür wäre zum Beispiel die virtuelle User Experience Fish Bowl von Liberating Structures.)
• Es gibt keine Möglichkeit, die ursprüngliche Raumzuweisung erneut zu „senden“. Wenn ein Teilnehmer die Benachrichtigung ignoriert oder verwirft, müssen Sie diese Person zunächst manuell einem anderen Raum neu zuordnen und den Benutzer dann gleich wieder in den Raum zurückversetzen, den er ursprünglich betreten soll. Auf diese Weise wird die Einladung reproduziert.
• Man kann Breakout-Räume nicht zusammenlegen. Wenn Sie z. B. ein 1-2-4-All über Breakout-Räume laufen lassen möchten, so können Sie nicht automatisch zwei Paare zu einem Quartett zusammenführen. Auch hier müssen Sie ein Paar manuell einem anderen Breakout-Raum neu zuweisen
• Einmal ausgelöst, können Sie den Abbruchprozess für alle Breakout-Sitzungen nicht mehr stoppen. Abhilfe schafft hier nur der erneute Start einer weiteren Breakout-Sitzung in der gleichen Raumkonfiguration wie zuvor.

Wie üblich gibt es auch hier wieder einige Applikationsfehler. Zum Beispiel verließ ich als Gastgeber vor Kurzem einen Breakout-Raum und kehrte in den Hauptraum zurück, als ich bemerkte, dass das Administrationsfenster für Breakout-Sitzungen verschwunden war, während sechs andere Sitzungen gleichzeitig weiter liefen. Es gab keine Möglichkeit, wieder Zugriff diese Breakout-Sessions zu erhalten, sodass ich die Zoom-Sitzung für alle beenden und neu starten musste. (Auf diese Weise verloren wir etwa zehn Minuten.) Im Allgemeinen ist die Zoom-Funktion für den Breakout-Raum jedoch recht stabil.

Zoom Meistern — Das Fazit

Trotz all seiner Unzulänglichkeiten ist Zoom — wegen der Breakout-Räume — derzeit das beste Werkzeug, das zur Verfügung steht, um mithilfe von Liberating Structures in verteilten agilen Teams zu arbeiten. Angesichts der beträchtlichen Zunahme an agilen Praktikern, die derzeit beginnen Zoom zu nutzen, bin ich optimistisch, dass sich die Breakout-Raum-Funktion von Zoom im kommenden Moment weiter verbessern wird.

Welche Erfahrung haben Sie mit Zoom gemacht? Bitte teilen Sie uns dies in den Kommentaren mit.

📺 Verteiltes agiles Arbeiten: Praktikes und Werkzeuge [Wiedergabe einer Live Virtual Class]

Ende März führten wir die virtuelle Live-Schulung „Remote Agile Practices & Tools“ mit etwa 30 Teilnehmern aus ganz Europa, den USA und Kanada durch. Die Teilnehmer einigten sich darauf, diese aufzuzeichnen und der agilen Gemeinschaft zur Verfügung zu stellen. Wir haben die Aufzeichnung leicht bearbeitet; zum Beispiel haben wir die Wartezeit während der Übungen gekürzt. Ansonsten gibt das Video eine Möglichkeit wieder, wie die Zusammenarbeit mit einem verteilten Team unter Verwendung von Zoom-Breakout-Räumen funktionieren kann.

Mit Ausnahme von drei Unterrichtsblöcken von insgesamt etwa 20 Minuten bestand die gesamte Remote Agile-Schulung von 2:45 Stunden aus interaktiver Arbeit:

Wenn Sie Fragen zur Schulung haben, lassen Sie es mich bitte über die Kommentare wissen, oder kontaktieren Sie mich über die Hands-on Agile Slack Community.

Wenn das Video-Snippet nicht abgespielt wird, schauen Sie sich bitte das Video auf Youtube an: Remote Agile (1) Replay: Practices and Tools for Scrum Masters, Agile Coaches, and Product Owners.

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Zoom Meistern: Weitere Artikel und Videos

Video: Auf der Grundlage der bisherigen Artikel führte ich erste virtuelle Live-Schulungen durch, deren Aufzeichnung auf dem Youtube-Kanal von Age-of-Product.com zur Verfügung steht.

Verteiltes agiles Arbeiten (1): Praktiken & Werkzeuge für Scrum Master & agile Coaches.

Verteiltes agiles Arbeiten (5): Virtuelle Retrospektiven.

Alle Blog-Einträge zu Liberating Structures for Scrum.

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