Stefan Wolpers Juli 28, 2020

Die agile Anwendergemeinschaft oder Community of Practice

In Kürze: Wie erschafft man eine agile Anwendergemeinschaft oder Community of Practice?

Die agile Anwendergemeinschaft trägt dazu bei, die Herzen und Gedanken der Menschen innerhalb der Organisation zu gewinnen. Sie verleiht der agilen Transformation Authentizität und signalisiert, dass es sich bei dieser Anstrengung nicht nur um eine weitere Modeerscheinung des Managements handelt.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Ihre agile Anwendergemeinschaft auch ohne eigenes Budget in Schwung bringen und wie diese mit verteilten Teams funktionieren kann.

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Der Weg zur agilen Organisation

Typischerweise sieht das Konzept, um eine agile Organisation zu werden, in etwa wie folgt aus: Man braucht das Engagement der C-Ebene, um die Kultur der Organisation prinzipiell zu verändern. Man braucht auch starke Unterstützung von den Menschen im Maschinenraum, die autonom arbeiten möchten, sich in ihrem fachlichen Feld verbessern und einem übergeordneten Ziel dienen wollen. Dann können — in einer konzertierten Anstrengung — die Spitze und das untere Ende der Hierarchie das mittlere Management motivieren, sich zu Servant Leadern zu entwickeln. (Daneben gibt es dann noch den Haier Ansatz zum Organisationswandel.)

Dementsprechend beginnt ein Aktionsplan oft mit der Beauftragung eines Beratungsunternehmens, das bei der Ausarbeitung eines umsetzungsfähigeren Einführungskonzepts behilflich sein soll, welches meist aus Schulungen und Workshops, ersten Teambildungsaktivitäten und wahrscheinlich auch einigen Audits bezüglich der Anforderungen an die Finanzberichterstattung, Technologie oder Governance-Fragen besteht.

Was bei dieser Art von orchestrierter Initiative oft vernachlässigt wird, ist der Graswurzelteil jeder erfolgreichen Veränderung: den Mitgliedern der Organisationen Raum und Ressourcen zur Verfügung zu stellen, damit sie sich selbstbestimmt am Veränderungsprozess selbst beteiligen können.

Meine Erfahrung in dieser Hinsicht ist simple: Eine erfolgreiche agile Transformation erfordert eine agile Anwendergemeinschaft, eine Community of Practice.

Der Zweck einer agilen Anwendergemeinschaft

Der Zweck einer agilen Community of Practice hat zwei Dimensionen:

1. Intern dient sie als Ausbildungsstätte für agile Praktiker und Change Agents. Es besteht keine Notwendigkeit, das Rad auf Teamebene neu zu erfinden; ein regelmäßiger Austausch über das, was sich im Kontext des Übergangs als erfolgreich oder gescheitert erwiesen hat, wird die Bürde des Lernens erheblich erleichtern.
2. Extern trägt die agile Community of Practice dazu bei, beispielsweise Scrum an den Rest der Organisation zu vermitteln, indem sie ihre Mitglieder informiert und weiterbildet. Die Mitglieder der agilen Anwendergemeinschaft dienen auch als erste Servant Leaders und damit als Vorbilder dafür, was es in der Praxis bedeutet, eine agile Organisation zu werden. Sie bringen Authentizität in das Unterfangen ein.

Es ist eine mühsame und wenig glamouröse Aufgabe, die Herzen und Gedanken der Kollegen zu gewinnen, indem man unterstützend wirkt und Tag für Tag mit gutem Beispiel vorangeht. Sie erfordert Hartnäckigkeit — und die Bereitschaft, ein „Nein“ als Antwort nicht hinzunehmen, sondern es noch einmal zu versuchen. Den Wendepunkt der agilen Transformation zu erreichen, wird wahrscheinlich ein langsames Unterfangen sein, bei dem es anfangs nur wenige Anzeichen für Fortschritte gibt. Außerdem neigt das Management dazu, diese inhärente Latenz zu unterschätzen. Laut einer neueren Studie, die sich mit dem Weg der Akzeptanz neuer sozialer Normen befasst, liegt der Wendepunkt für sozialen Wandel in einer Organisation bei etwa 25 % ihrer Mitglieder. Die Studie zeigt, dass eine engagierte Minderheit einen nachhaltigen Effekt haben kann, wenn es ihr gelingt, andere anzuziehen, die bereit sind, sich der Sache anzuschließen.

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Ein Portfolio von Dienstleistungen und Angeboten einer agilen Anwendergemeinschaft

Interne Angebote im Dienste der Gemeinschaft

Die Verbesserung des Kompetenzniveaus der Mitglieder der agilen Praxisgemeinschaft überfordert niemanden. Meine Top-Tipps sind die Folgenden:

• Teilen ist fürsorglich: Das Horten von Informationen ist eines der schlimmsten Anti-Muster eines agilen Praktikers. Daher ist es hilfreich, alles gemeinsam zu nutzen, z. B. von Retrospektiven-Übungen über Informationsressourcen (Newsletter, Blog-Posts usw.) bis hin zu Arbeitsmaterial und Hilfsmitteln. Ein Wiki könnte der richtige Ort für den Anfang des Teilens sein.
• Training und Ausbildung, Teil 1: Organisieren Sie regelmäßige Workshops unter den agilen Praktikern, um sich gegenseitig zu schulen. Wenn nicht alle an einem Ort zusammenkommen, nehmen Sie entweder das Training für die spätere Verwendung auf oder führen Sie virtuelle Live-Kurse durch. Die Verwendung von Liberating Structures stellt sicher, dass alle einbezogen werden und eine Stimme erhalten. (Alle unsere Professional Scrum-Schulungen sind jetzt virtuelle Live-Schulungen mit hervorragendem Feedback der Teilnehmer. Als Team verteilt zu sein, ist keine Entschuldigung dafür, diesen Schulungsteil der Transformation zu überspringen.)
• Training und Ausbildung, Teil 2:: Wenn Sie ein Budget zur Verfügung haben, laden Sie die Marty Cagans dieser Welt in Ihre Organisation ein, um die Trainer fortzubilden. Sie können die psychologischen Auswirkungen einer solchen Schulung auf die Change Agents nicht hoch genug einschätzen. Es ist ein Beweis dafür, dass die Führungsebene Veränderung wünscht.
• Organisation von Veranstaltungen: Veranstalten Sie monatliche (virtuelle) Veranstaltungen für die agilen Praktiker und andere Personen aus der Organisation und organisieren Sie Treffen mit externen Referenten. Stellen Sie sicher, dass sich alle Praktiker mindestens einmal pro Quartal persönlich zu einer ganztägigen Minikonferenz treffen, wenn dies möglich ist. Andernfalls veranstalten Sie stattdessen eine virtuelle Konferenz.
• Die jährliche Konferenz: Ziehen Sie in Erwägung, eine organisationsweite jährliche „State of Agile“-Konferenz zu veranstalten, um Erfahrungen, Erfolge und Misserfolge auszutauschen. Auch hier kann es sich auch um eine virtuelle Konferenz handeln.
• Synchrone Kommunikation: Verwenden Sie eine Slack- oder Microsoft-Teams-Gruppe, um eine reibungslose Kommunikation zwischen den Community-Mitgliedern zu fördern.
• Einkauf und Beschaffung: Finden Sie eine Lösung, um nicht gelisteten Lieferanten zu erlauben, Materialien wie spezielle Stifte oder Post-Its zu liefern. Es könnte auch Software für die virtuelle Zusammenarbeit erforderlich sein, die derzeit nicht über offizielle Kanäle erhältlich ist. (Wahrscheinlich gibt es unter den Mitgliedern der agilen Anwendergemeinschaft einen Freiberufler oder externen Dienstleister, der dabei behilflich sein kann.)

Externe Angebote im Dienste der Organisation

Im Allgemeinen ist das, was für die agile Community of Practices funktioniert, wird sich auch für die Mitglieder der Organisation eignet, wenn auch wahrscheinlich mit einem anderen Schwerpunkt. Versuchen Sie zum Beispiel Folgendes:

• Schulungen anbieten: Bieten Sie praktische Trainingskurse in enger Zusammenarbeit mit den Change Agents an. Ziehen Sie ein weniger anspruchsvolles Format in Betracht, als einen typischer ganztägiger Schulungskurs. Ein konzentrierter einstündiger Kurs am späten Nachmittag könnte sich als genau das richtige Format für Ihre Organisation erweisen. (Tipp: Vermeiden Sie es, dass sich die Teilnehmer irgendwo anmelden müssen, um zum Kurs zugelassen zu werden. Das wird die Anwesenheitsquote massiv verbessern.) Erwägen Sie auch, eine Art Studienplan anzubieten, der aus mehreren dieser leichtgewichtigen Klassen besteht. Dieses Format eignet sich auch hervorragend für virtuelle Live-Schulungen. Wenn Sie mit der Organisation solcher virtuellen Schulungsklassen nicht vertraut sind, schauen Sie sich Verteiltes agiles Arbeiten (9): Die Planung Virtueller Workshops an.
• Kommunikation: Ziehen Sie in Betracht, eine Website oder einen Blog außerhalb des Wikis der agilen Anwendergemeinschaft zu betreiben, um den Weg der Organisation zu einer agilen Organisation zu fördern. Das beste Mittel, auf das ich bisher gestoßen bin, um das Engagement unter Change Agents und Early Adopters zu fördern, ist ein wöchentlicher oder zweiwöchentlicher Newsletter innerhalb der Organisation, zu dem etwa die Führungsebene regelmäßig beiträgt.
• Machen Sie ‚agile Erfahrungen‘ für neue Kollegen zur Pflicht: Schulen Sie alle neu eingestellten Mitarbeiter über agile Prinzipien und Praktiken, um die Neupositionierung des Unternehmens zu unterstützen. Ich habe diesen Ansatz hier ausführlich beschrieben: App Prototyping with Absolute Beginners.
• Sichtbarkeit gewinnen: „Agile“ in der Organisation zu platzieren, die Herzen und Gedanken der Kollegen zu gewinnen, wird am besten dadurch erreicht, dass „agil“ auf einem für den Einzelnen risikoarmen Niveau greifbar gemacht wird. Organisieren Sie zum Beispiel regelmäßig Lean-Coffee-Sitzungen oder Knowledge-Cafés und schaffen Sie so eine sichere Umgebung, um diese „agile“ Sache zu testen. Laden Sie Kollegen direkt zu Events ein, z. B. Sprint Reviews — wenn Sie Scrum praktizieren —, die für diese von Interesse sein könnten. (Guerillawerbung ist hier willkommen: Früher habe ich Einladungen zu Sprint-Reviews meines Teams in Aufzüge geklebt oder auf den Tischen in der Cafeteria hinterlassen.)
• Transparenz: Sichern Sie sich etwas Platz an einem stark frequentierten Teil eines Gebäudes oder des Campus, um zu zeigen, was „agil“ ist, und um einen Überblick über Praktiken, Kurse, regelmäßige Veranstaltungen usw. zu geben.
• Eventorganisation: Versuchen Sie, regelmäßige Veranstaltungen für die Organisation zu organisieren, z. B. um Erfahrungen aus den Teams zu vermitteln, welche die agile Transformation anführen. Erstellen Sie im Voraus einen Zeitplan und halten Sie sich daran. Beharrlichkeit ist entscheidend, um gegen die Vorstellung anzukämpfen, dass Agilität nur ein Management-Hype ist, der bald wieder verschwindet. Auch hier gilt, dass dies bei verteilten Teams sehr gut funktioniert. Mehr dazu erfahren Sie hier: Remote Agile Training.
• Zugang Change Agents und Scrum Mastern: Und schließlich, warum nicht einen informellen Weg anbieten, um mit agilen Coaches und Change Agents in Kontakt zu treten? Manche Menschen scheuen sich, vermeintlich dumme Fragen in der Öffentlichkeit zu stellen und sind sonst vielleicht schwer zu erreichen.

Überwindung von Widerständen gegen eine Agile Community of Practice

Bislang habe ich noch nicht erlebt, dass eine Organisation die Schaffung einer agilen Anwendergemeinschaft offen abgelehnt hat. Wahrscheinlicher ist, dass Sie auf der Führungsebene auf Selbstgefälligkeit oder Ignoranz stoßen werden. Manchmal wird der Budgetierungsprozess — gewollt oder ungewollt — dazu benutzt, die Schaffung einer agilen Community of Practice zu behindern..

Aber selbst wenn Sie finanziell eingeschränkt sind, gibt es immer noch genug Raum, um die agile Anwendergemeinschaft voranzubringen. Es gibt diverse kostenlose Dienste, die Videokonferenzen, Hosting, Blogs, Veranstaltungsorganisation oder Newsletter-Dienste anbieten. Meiner Erfahrung nach ist es weniger eine Frage der verfügbaren Mittel, sondern Sie müssen Ihre Ängste überwinden und, ohne die schriftliche Genehmigung von wem auch immer abzuwarten, einfach loslegen. Verantwortung als agiler Praktiker im Allgemeinen und als Scrum Master im Besonderen zu übernehmen, indem man eine Community gründet und den Wandel vorantreibt, klingt für mich nach authentischer Servant Leadership.

📺 The Product Community of Practice w/ Petra Wille — Hands-on Agile 50

Die agile Anwendergemeinschaft oder Community of Practice — Fazit

Die Schaffung einer agilen Community of Practice ist ein wichtiger Teil des Prozesses, eine agile Organisation zu werden. Sie liefert einen Großteil der Vorarbeit, die notwendig ist, um die anderen Mitglieder der Organisation davon zu überzeugen, dass Agilität weder gefährlich noch eine Modeerscheinung, sondern eine ausgezeichnete Chance für alle Beteiligten ist.

Verfügen Sie über eine agile Anwendergemeinschaft? Wenn ja, welche Praktiken haben sich in Ihrer Organisation bewährt? Bitte teilen Sie uns dies in den Kommentaren mit.

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Weitere Lektüre

Verteiltes agiles Arbeiten (1): Praktiken & Werkzeuge für Scrum Master & agile Coaches.

App Prototyping with Absolute Beginners – Agile Experiments

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