Verteiltes agiles Arbeiten (9): Die Planung Virtueller Workshops

Remote Agile Distributed Teams — Berlin Product People GmbH

In Kürze: Die Planung virtueller Workshops — ein Spickzettel

Stellen Sie sich vor, Sie sollen ein virtuelles User-Story-Mapping mit 26 Personen aus unserer gesamten Organisation durchführen. Oder eine virtuelle Meta-Retrospektive. Sie mögen sich fragen: Wie plane ich das, wenn man berücksichtigt, dass die Teilnehmer wahrscheinlich unterschiedliche Erfahrungsniveaus haben aber dennoch alle voll in die Diskussion einbezogen werden müssen? Meine Lösung für diese Herausforderung besteht darin, bei der Planung virtueller Workshops einen Schritt weiter zu gehen als andere.

Das Konzept, das ich im Folgenden beschreibe, hat sich vielfach bewährt und ist meinen virtuellen Professional Scrum-Schulungen nachempfunden.

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Die Phasen der Planung Virtueller Workshops

In diesem Beitrag möchte ich die drei Phasen der Planung virtueller Workshops ansprechen: die Phase vor und nach der Veranstaltung sowie die Veranstaltung selbst:

T-14 Tage: Die Vorbereitungsphase des virtuellen Workshops

Die Planungsphase für eine meiner Professional Scrum-Schulungen beginnt zwei Wochen vor der Schulung mit einer umfassenden Einführungs-E-Mail an alle Teilnehmer, in der auf die wesentlichen Schritte hingewiesen wird, die sie durchführen müssen, um an der Schulung teilzunehmen und diese zu einer lohnenden Erfahrung zu machen. Ich bin überzeugt, dass man alles überkommunizieren sollte, und gleichzeitig in Bezug auf Praktiken, Werkzeuge und Ergebnisse transparent sein muss.

In dieser E-Mail spreche ich die folgenden Themen an:

  • Ich lade die Teilnehmer zu einer technischen Vorbereitungssession ein, um sicherzustellen, dass jeder sein Gerät richtig eingestellt hat.
  • Ich zähle auch die technischen Anforderungen auf, die jeder Teilnehmer erfüllen muss, um die bestmögliche Lernerfahrung zu gewährleisten: Welche Geräte für die Teilnahme geeignet sind, die Notwendigkeit, ein Mikrofon und wahrscheinlich auch Kopfhörer zu benutzen, über eine Ersatz-Internetverbindung zu verfügen und einen stillen Raum zu wählen.
  • Ich erinnere die Teilnehmer daran, ihre Browser auf die neuesten Versionen zu aktualisieren, die Zoom-App zu installieren und den Zugriff auf Google Apps oder das gewählte Äquivalent wie Office 365 sicherzustellen. (Wir können uns nicht mit Firewall-, VPN- oder allgemeinen Netzwerkproblemen befassen, sobald der virtuelle Workshop beginnt).
  • Ich beschreibe den Zeitplan der bevorstehenden Veranstaltung: die Anfangs- und Endzeiten sowie geplante Pausen.
  • Ich stelle den Link zur Zoom-Session des virtuellen Workshops zur Verfügung, die in meinem Fall eine Registrierung erfordert.
  • Sollte ich zusätzliche Informationen von den Teilnehmern benötigen, so erkläre ich meinen Bedarf dafür und füge einen Link zu einer vorbereiteten Umfrage bei.
  • Da wir während des virtuellen Workshops häufig Liberating Structures verwenden werden, verweise ich auf meine Artikelserie über Liberating Structures für Scrum.

Im Anhang zu dieser E-Mail stelle ich auch einige nützliche PDFs zur Verfügung, zum Beispiel den Scrum Guide oder den Scrum Guide Reordered, sowie eine Hausaufgabe für die bevorstehende technische Vorbereitungssession. Selbstverständlich stehe ich im Vorfeld dieser für alle anstehenden Fragen der Teilnehmer zur Verfügung.

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T-7 Tage: Die technische Vorbereitungssession

Ungefähr eine Woche vor dem virtuellen Workshop führe ich die technische Vorbereitungssitzung von etwa 60 Minuten Länge durch, normalerweise am späten Nachmittag, sodass die Teilnehmer wahrscheinlich Gelegenheit zur Teilnahme haben. Einige Stunden vor der Vorbereitungssession versende ich eine Erinnerung an alle Eingeladenen.

Während der technischen Vorbereitungssession behalte ich im Auge, wer anwesend ist. Wir beginnen die Sitzung mit einem Impromptu Networking unter den Teilnehmern. Auf diese Weise können wir testen, ob Zoom und Google Apps funktionieren und erste Beziehungen zwischen den Teilnehmern aufbauen. Nach der Einführung erkunden wir Mural, da wir dieses Online-Whiteboard während des virtuellen Workshops zur Visualisierung unserer Arbeit verwenden werden. (Dazu erledigen wir ein paar kleine Aufgaben, wie z. B. das Hinzufügen der Namen und Avatare der Teilnehmer zum „Wer nimmt teil“-Abschnitt des Whiteboards, oder wir veranstalten eine Schnitzeljagd.)

Ich stelle auch den Google Drive vor, welchen wir für die Speicherung jeglicher Form von Arbeitsergebnissen verwenden werden. Darüber hinaus besuchen wir alle vorbereiteten Dokumente für den virtuellen Workshop, damit sich jeder mit ihnen vertraut machen kann. Wenn wir die Dokumente an dieser Stelle vorstellen, verringert sich die Wahrscheinlichkeit von Überraschungen während der Hauptveranstaltung, wodurch sich die Unsicherheit und damit die kognitive Belastung der Teilnehmer verringert.

Wir versuchen auch, technische Probleme, auf die wir stoßen, zu beheben oder zumindest zur Kenntnis zu nehmen, welche Probleme in der nächsten Woche vor dem virtuellen Workshop behoben werden müssen. Die technische Vorbereitungssitzung soll jedoch nicht nur eine Support-Session sein.

Unmittelbar nach der technischen Vorbereitungssitzung wende ich mich an diejenigen Eingeladenen des Workshops, welche diese Vorbereitung verpasst haben, und biete ihnen einen Alternativtermin für eine zweite technische Vorbereitungssitzung an.

T-1 Tag: Die Erinnerungs-E-Mail

Einen Tag vor dem virtuellen Workshop sende ich die Einladung erneut an alle Teilnehmer, einschließlich einer Auflistung der wesentlichen Links für den Workshop, z. B. zur Zoom-Session, zum Google Drive mit allen Dateien, die wir während der Hauptveranstaltung verwenden werden, oder zu den Mural-Whiteboards, mit denen wir arbeiten werden. Ich gebe auch die besten Möglichkeiten bekannt, wie die Teilnehmer mich per E-Mail, Slack oder Telefon erreichen können.

Erwarten Sie nicht, dass die Teilnehmer der Vorbereitung auf den virtuellen Workshop die gleiche Aufmerksamkeit widmen wie Sie. Eine wiederholte Vermittlung des Wesentlichen ist daher nützlich und notwendig.

T+1 Tag: Die Zusammenfassung

Einen Tag nach dem virtuellen Workshop stelle ich den Teilnehmern alle während der Sitzung erstellten Dateien zur Verfügung. Dazu gehören die Chat-Protokolldateien, Skizzen oder PDF-Exporte der Mural-Whiteboards. Außerdem lade ich alle Google-App-Dokumente als einzelne Dateien herunter. In einer Unternehmensumgebung verweise ich zudem auf die Dokumentation, in der eine Zusammenfassung der Veranstaltung und ihrer Ergebnisse zum weiteren Studium zur Verfügung steht.

T+7 Tage: Das Follow-up

Je nach Art des virtuellen Workshops kann es sinnvoll sein, sich eine Woche nach dessen Ende erneut zu treffen, um die neuesten Erkenntnisse zu verfolgen und Erfahrungen auszutauschen. (Im Rahmen eines Professional-Scrum-Kurses treffen wir uns, um von denjenigen zu lernen, die bereits die Zertifizierung absolviert haben, und helfen so ihren Klassenkameraden, sich auf ihren Zertifizierungsversuch vorzubereiten.)

Der virtuelle Workshop

Was die Planung virtueller Workshops an sich betrifft, so bereite ich mich vor, indem ich ein Skript erstelle, das die Aspekte des Workshops selbst detailliert beschreibt: Was passiert wann in welcher Reihenfolge und zu welchem Zweck? Was ist das beabsichtigte Ergebnis einer Übung oder Diskussion, wie werden wir zusammenarbeiten, um dorthin zu gelangen, und wo werden wir die Ergebnisse speichern? Wie lange wird jeder Schritt ungefähr dauern, und wann werden wir voraussichtlich eine Pause machen?

Ich erstelle diese Skripte in Excel. Der folgende Screenshot ist aus der ersten Stunde der Distributed Agile Masterclass:

Verteiltes agiles Arbeiten (9): Planung Virtueller Workshops — Berlin Product People GmbH

Das Skript enthält alle Informationen, die der Moderator während der verschiedenen Übungen benötigt. Es enthält z. B. die genauen Anweisungen für alle Übungen, einschließlich der URLs zu den erforderlichen Dokumenten, zur einfachen Verwendung im Chatraum des virtuellen Workshops. Auf diese Weise kann sich der Moderator auf die Interaktion mit den Teilnehmern konzentrieren.

Der Zweck dieses Skripts besteht nicht darin, einen umfassenden Plan zu erstellen, der buchstabengetreu befolgt wird. Es geht vielmehr darum, sich als Moderator ein Verständnis dafür zu verschaffen, was u. U. passieren kann, und wie das Ziel des Workshops dennoch erreicht werden kann. Wie das Sprichwort sagt: „Pläne sind wertlos, aber Planung ist alles“. Die Erstellung eines solchen Skripts ist eine beträchtliche, aber lohnende Investition. Angefangen bei der Konzeption des Workshops, kann es mehrere Arbeitstage dauern, dieses zu erstellen.

📅 🖥 Schulung verteiltes agiles Arbeiten — Distributed Agile Masterclass

Die Schulung verteiltes agiles Arbeiten wird in drei Blöcken von je 2,5 Stunden innerhalb von zwei Wochen angeboten. Die Unterrichtssprache der Schulung verteiltes agiles Arbeiten ist Englisch. Sie können Ihren Platz hier direkt buchen:

23. Juni, 30. Juni und 7. Juli 2020 von 16:00 bis 18:30 Uhr MESZ:

Es gelten unsere allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Learn more: 📅 🖥 Schulung verteiltes agiles Arbeiten — Distributed Agile Masterclass.

Fazit

Überkommunizieren Sie alles, seien Sie transparent, seien Sie für alle verfügbar, und wiederholen Sie die gleichen Botschaften mehrmals bei verschiedenen Gelegenheiten. Dieser Ansatz erfordert zusätzliche Arbeit hinsichtlich Dokumentation, Kommunikation und Vorbereitung. Dieser Extraaufwand bei der Planung virtueller Workshops bildet jedoch die Grundlage für die Gelassenheit eines Moderators, die sich meiner Erfahrung nach so positiv auf die Lernerfahrung der Teilnehmer auswirkt.

Wie verfahren Sie bei der Planung virtueller Workshops? Bitte teilen Sie uns dies in den Kommentaren mit.

📺 Verteiltes agiles Arbeiten: Praktikes und Werkzeuge [Wiedergabe einer Live Virtual Class]

Ende März führten wir die virtuelle Live-Schulung „Remote Agile Practices & Tools“ mit etwa 30 Teilnehmern aus ganz Europa, den USA und Kanada durch. Die Teilnehmer einigten sich darauf, diese aufzuzeichnen und der agilen Gemeinschaft zur Verfügung zu stellen. Wir haben die Aufzeichnung leicht bearbeitet; zum Beispiel haben wir die Wartezeit während der Übungen gekürzt. Ansonsten gibt das Video eine Möglichkeit wieder, wie die Zusammenarbeit mit einem verteilten Team unter Verwendung von Zoom-Breakout-Räumen funktionieren kann.

Mit Ausnahme von drei Unterrichtsblöcken von insgesamt etwa 20 Minuten bestand die gesamte Remote Agile-Schulung von 2:45 Stunden aus interaktiver Arbeit:


Wenn Sie Fragen zur Schulung haben, lassen Sie es mich bitte über die Kommentare wissen, oder kontaktieren Sie mich über die Hands-on Agile Slack Community.

Wenn das Video-Snippet nicht abgespielt wird, schauen Sie sich bitte das Video auf Youtube an: Remote Agile (1) Replay: Practices and Tools for Scrum Masters, Agile Coaches, and Product Owners.

✋ Nicht versäumen: Lernen Sie mehr über die Planung Virtueller Workshops im 7.500-köpfigen „Hands-on Agile“ Slack Team

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